S.C. "SOFTMAR-MM" - Gorzów Wlkp

Nasz adres :

66-400 Gorzów

ul . Żwirowa 15

tel. 7 214 856

 SYSTEM "HURT"

 

FAKTUROWANIE  SPRZEDAŻY

      Dokumentacja

 

 Autor:

Marek Klimek

 

Gorzów Wlkp  2003

 

_______________________________________________________

Spis treści

1. Ogólna charakterystyka systemu ..........................................................................
            1.1 Obieg informacji w systemie ...................................................................
            1.2 Struktury danych ......................................................................................
2. Obsługa systemu ....................................................................................................
            2.1 Rozpoczęcie i zakończenie pracy ...........................................................
            2.2 Podstawowe zasady obsługi klawiatury...................................................
            2.3 Posługiwanie się systemem 'Menu' ........................................................
            2.4 Wprowadzanie danych w oknach edycyjnych .......................................
            2.5 Posługiwanie się słownikami ...................................................................
            2.6 Założenie kartoteki magazynowej ..........................................................
3. Opis modułów ........................................................................................................
            3.1 Schemat modułowy programu................................................................

            3.2 Fakturowanie sprzedaży...........................................................................

                        3.2.1 Wystawianie faktury...................................................................

                        3.2.2.Wystawianie paragonów............................................................

                        3.2.3 Zestawienie paragonów.............................................................

                        3.2.4 Zestawienie sprzedaży fakurowej..............................................

                        3.2.5 Korekta faktur i rachunków .....................................................

            3.3 Obsługa magazynu...................................................................................

                        3.3.1 Magazyn podstawowy ...............................................................
                        3.3.2 Magazyny akwizytorów .............................................................
                        3.3.3 Magazyny boczne ....................................................................

                        3.3.4 Przyjęcia towarów na magazyn(PZ).........................................

                        3.3.4 Korekta PZ ................................................................................

                        3.3.5 Przecena towaru ........................................................................

                        3.3.6.Protokół inwentaryzacyjny,różnic ...........................................

                        3.3.7. Inwentura ..................................................................................

                        3.3.8 Obroty magazynowe .................................................................

            3.4 Fiskas .........................................................................................................

            3.5 Dokumenty(WZ,RW,MP,MM,sklep,zamówienia).................................

                        3.5.1 Wydania towarów z magazynu (WZ) ......................................
                        3.5.2 Przesunięcia miedzy magazynami (MM,MP) .........................
                        3.5.3 Zwrot towarów do magazynu (ZW) .........................................
                        3.5.4 Nota zwrotna  .............................................................................

            3.6 Finanse ......................................................................................................

                        3.6.1 Płatnicy........................................................................................

                        3.6.2 Kasa .............................................................................................

                        3.6.3 Kasa główna ...............................................................................

                        3.6.4 Obroty kontrahentów ...............................................................
            3.6 Zestawienia (Rejestry sprzedaży,korekt,zakupów,zest.magazynowe).

            3.7 Pomoc .......................................................................................................

                        3.7.1 Konfiguracja systemu ...............................................................

                        3.7.2 Parametry dokumentów ..........................................................

                        3.7.3 Dekretacja .................................................................................

                        3.7.4 Dane dodatkowe ......................................................................

                        3.7.5 Archiwizacja danych ................................................................
4. Zakończenie roku ...................................................................................................
5. Wdrożenie systemu .................................................................................................

 

 

_______________________________________________________
WSTĘP

 

Program komputerowy "Hurt" - fakturowanie sprzedaży jest przeznaczony do obsługi i rozliczania sprzedaży i magazynów w hurtowniach , sklepach różnych typów i stacjach benzynowych.

Podstawowe zalety zastosowania programu:

przyspiesza znacznie obsługę klientów

eliminuje możliwość popełnienia pomyłek rachunkowych

 baza obrotów zawierająca wszystkie elementarne obroty hurtowni pozwala na prowadzenie pełnej kontroli przychodów i rozchodów magazynowych         

pozwala prowadzić pełną kontrolę rozliczeń z odbiorcami i dostawcami

 tworzy ilościowe i wartościowe zestawienia zakupów i sprzedaży oraz pełne Vat-owskie rejestry sprzedaży i zakupów

Zastosowanie komputera pozwala na prowadzenie pełnej dokumentacji obrotów magazynowych w tym:

 przyjęcia towarów na magazyn (na podstawie faktury zakupu wystawiany jest dokument przyjęcie zewnętrzne PZ)

 sprzedaż - wystawianie rachunków uproszczonych i faktur Vat-owskich oraz rachunków i faktur korekcyjnych

 wydania towarów z magazynu głównego do magazynów akwizytorów (dokument WZ)

 wystawianie faktur sprzedaży akwizytorów

 wydania towarów na sklepy (w cenach detalicznych )

 dokumentacja strat magazynowych (dokument RW)

 przecena towarów w magazynie

inwentaryzacja

protokoły różnic

 przesunięcia towarów pomiędzy dowolnymi magazynami (wydania i przyjęcia mogą być przenoszone za pomocą dyskietek)

Posiadanie takiej bazy danych daje możliwość sporządzania różnorodnych zestawień w tym:

magazynowych

- stan magazynu na wybrany dzień

- rozchody materiałów za dowolny okres w cenach zakupu netto lub brutto

- obroty na danym materiale

- oferta sprzedaży dowolnej grupy towarów

- drukowanie metek towarów wystawowych

- obliczanie dochodu ze sprzedaży towarów za dowolny okres

- spis z natury

kontrahentów

- spis kontrahentów z saldami lub bez

- obrotów kontrahentów

- wpłaty na wybrany dzień (na podstawie terminów zapłaty )

- zestawienie faktur niezapłaconych

W wersji rozszerzonej program Hurt połączony jest z programem Finansowo - Księgowym FK. Połączenie to realizowane jest poprzez tworzenie w systemie Hurt zbioru dekretów księgowych na podstawie obrotów hurtowni (PZ, faktury, MM) i zadeklarowanego przez księgowego sposobu rozksięgowania wszystkich dokumentów na wyszczególnione konta księgowe.

System "Hurt" instalowany jest w dwu wersjach :

 wersja podstawowa zawierająca wszystkie moduły hurtowe bez modułu  połączenia z FK (program finansowo - księgowy)

 wersja rozszerzona przystosowana do połączenia z FK

Ze względu na ilość połączonych komputerów program "Hurt" pracuje w wersji jedno lub wielostanowiskowej.

 

Wymagania sprzętowe .

komputer klasy PC z procesorem 80486 lub lepszym

 dysk twardy zależnie od obrotów (ilości wystawianych dokumentów )min 200 MB

 co najmniej 1 napęd dyskietek (najlepiej 1.44MB)

 monitor

 drukarka

UPS - urządzenie zabezpieczające komputery przed zanikiem napięcia w sieci  (zalecane dla zabezpieczenia systemu)

 system operacyjny DOS (na jedno stanowisko) lub jeden systemów sieciowych (NetWare Lite lub NOVELL) dla wersji wielostanowiskowej

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

_________________________________________

1. OGÓLNA CHARAKTERYSTYKA SYSTEMU.

 

_______________________________

1.1 Obieg informacji w systemie.

 

      Podstawowymi dokumentami w programie "Hurt" są faktura Vat i rachunek uproszczony wystawiane przy sprzedaży towarów. Wszystkie faktury i rachunki zapisywane są na dysku w zbiorze FAKT(rok + numer magazynu).DAT i OBR(rok + numer magazynu).DAT, z którymi skojarzone są odpowiednie pliki indeksowe.

Pozostałe dokumenty wystawiane podczas operacji na magazynach takie jak: przyjęcie towaru(PZ), rozchód wewnętrzny(RW), wydanie na zewnątrz(WZ), przesunięcie między magazynami(MM,MP) pamiętane są w kolejnych zbiorach bazowych : PZD.DAT, RWD.DAT, WZD.DAT, MMD.DAT (do każdej nazwy dostawiamy rok + numer magazynu) z odpowiednimi plikami indeksowymi.

Cały magazyn stanowi bazę o nazwie MAT(Rok + numer magazynu).DAT. . W wersji wielomagazynowej każdy magazyn posiada osobną bazę obrotów z odpowiednim numerem.

Dane o kontrahentach pamiętane są w bazie PŁATNICY.DAT  i  OBRPLN.DAT.

Pozostałe pliki to FNA.Dat - dla faktur niezapłaconych, RK.Dat - raport kasowy, PAR.Dat paragony, Opak.Dat - opakowania.

Ze względu na możliwość ciągłej  wieloletniej i wielomagazynowej pracy systemu każda z wyżej wymienionych baz posiada w nazwie numer roku i numer magazynu z wyjątkiem bazy płatników i ich obrotów, które są bazami ciągłymi.

 

_____________________

1.2 Struktury danych.

W systemie wykorzystywane są następujące rodzaje danych.

1.Rekord materiałowy związany z bazą magazynową zawiera następujące dane:

- indeks materiału -identyfikator materiału w magazynie 14 znaków

- nazwa materiału 30 znaków+

- nazwa dodatkowa 30 znaków(po wprowadzeniu tej nazwy na fakturach i innych dokumentach towar opisywany jest w dwu liniach)

- kod kreskowy/zbiorczy

- numer SWW/PKT i R

- grupa towarowa 4 znaki

- cecha towaru 20 znaków

- grupa producenta/miejsce składkowania

- jednostaka miary,jednostaka miary sprzedaży

- stan początkowy , końcowy i minimalny

- ilość w opakowaniu, ilość w jednostce miary

- cena zakupu początkowa, średnia i ostatnia(wynikająca z ostatniej dostawy)

- cena średnia = ((ilość przed dostawą x poprzednia cena średnia) +
(ilość dostarczona x nowa cena zakupu)/stan końcowy magazynu

- data utworzenia kartoteki magazynowej

- marża procentowa, która może być wykorzystana do wyliczenia ceny    sprzedaży Netto na podstawie ceny zakupu

- cena Netto

- wskaźnik opodatkowania (1-opodatkowany, 0-nieopodatkowany)

- stopa podatku VAT ( w %)

- cena brutto wyliczana automatycznie na podstawie ceny Netto i stopy   podatku                                                                                         

- marża detaliczna ( może być wykorzystana do wyliczenia ceny detalicznej od  ceny zakupu)                     

- cena detaliczna( z podatkiem - konieczna przy wydaniach na sklepy)

2. Rekord obrotów związany z bazą obrotów zawiera:

- indeks materiału 14 znaków

- datę powstania obrotu

- numer dowodu (faktury, PZ, WZ, ZW, RW, MM) 10 znaków

- przeznaczenie obrotu (sprzedaż, zakup)

- ilość przychodu lub rozchodu

- stan początkowy, obrót, stan końcowy

- wartość obrotu

- podatek

- cena zakupu i cena sprzedaży

- indeks kontrahenta 14 znaków

- grupa faktur 4 znaki

3. Rekord faktury związany z bazą nagłówków faktur zawiera:

- nazwę dowodu (10 znaków), datę wystawienia

- dane odbiorcy : indeks, nazwa, miejscowość, ulica, koncesja, NIP

- rodzaj płatności (gotówka, czek, przelew, płatność mieszana, gotówka      terminowa)

- kwota zapłaty

- termin zapłaty

- numer oryginału faktury zakupowej (dla PZ)

- kwotę do zapłaty według oryginału faktury zakupowej(dla PZ)

- podatki

- dane sporządzającego, transport ...

4. Rekord płatnika związany z bazą kontrahentów zawiera:

- indeks płatnika (14 znaków)

- nazwę(30), miejscowość(25), ulicę(25), bank(30), konto(30), koncesję(30), , telefon

- saldo winien i ma ,BoWn, BoMa,

- stała marża ,numer (dla Akwizytora)

5. Dla wersji połączonej z FK tworzony jest rekord dekretów zawierający:

- dowód i datę utworzenia, lp

- konto Winien i konto Ma

- treść operacji (zawiera nazwę i numer dokumentu np. faktury i     wykorzystywana jest do rozliczeń z kontrahentami)

- wartość operacji

- termin zapłaty (sczytywany z faktury może być wykorzystany do wyliczenia odsetek i tworzenia zestawień dokumentów nierozliczonych)

 

 

 

 

_______________________________________________________

2.OBSŁUGA SYSTEMU.

 

____________________________________

2.1 Rozpoczęcie i zakończenie pracy.

 

Aby rozpocząć pracę z systemem "Hurt" na jednym komputerze w wersji jednostanowiskowej należy:

włączyć komputer do sieci

 poczekać na załadowanie się systemu operacyjnego - pojawi się znak zachęty C:\>

 wywołać program startowy wskazany przez programistę - czyli napisać  HURT

    i potwierdzić wybór naciskając [ENTER]

po pojawieniu się planszy tytułowej należy wprowadzić kod i hasło użytkownika  . Jezeli taki użytkownik został zadeklarowany i hasło jest zgodne można rozpocząć pracę

 

Aby zakończyć pracę z systemem należy:

 z dowolnego modułu programu przejść do 'menu głównego' poprzez naciśnięcie klawisza [ESC]

ponowne naciśnięcie klawisza [ESC] powoduje wyjście z programu

 po zgłoszeniu się systemu operacyjnego - pojawi się napis C:\>  można wyłączyć komputer

Dla wersji sieciowej przy starcie systemu należy:

włączyć komputer główny (File Server) do sieci

poczekać na załadowanie się systemu - pojawi się napis C:\>

wywołać program startowy HURT i potwierdzić wybór [ENTEREM]

 po pojawieniu się planszy tytułowej można rozpocząć pracę na stacjach  czyli:

- włączyć stacje (w jednym napędzie  powinna znajdować się dyskietka startowa)

- poczekać na załadowanie się systemu - pojawi się napis A:\>

- wywołać program HURT i potwierdzić [ENTEREM]

- po pojawieniu się planszy tytułowej  wprowadzić kod użytkownika i hasło można rozpocząć pracę na stacji

 

Przy zakończeniu pracy w systemie sieciowym należy kolejno:

 zakończyć pracę z programem na wszystkich stacjach wychodząc klawiszem [ESC] z poszczególnych modułów

 wyłączyć stacje z sieci

po pojawieniu się napisu wprowadzić komendę Down [Enter]

jeżeli na  monitorze pojawi się komunikat

     "Baza has been shutdown . Please reboot to restart." można wówczas wyłączyć komputer

W przypadku pojawienia się innego komunikatu najczęściej zakończonego pytaniem "HALT NETWORK ?" co znaczy - czy zatrzymać pracę komputera głównego pomimo nieprawidłowej sytuacji np wyłączenia stacji bez prawidłowego wyjścia z programu - należy odpowiedzieć Nie czyli nacisnąć N [ENTER].

Komputer główny nie zatrzyma pracy lecz przejdzie w stan oczekiwania na ponowną komendę Down. Należy w tym czasie sprawdzić czy stacje są wyłączone i ponowić komendę Down i nacisnąć [Enter].  Gdy komunikat nadal nie jest poprawny należy na stacjach powtórzyć operację wejścia i wyjścia z  programu i ponownie podać komendę Down [Enter].

 

Uwaga !

Niedopuszczalne jest wyłączanie komputera podczas pracy systemu. Może to spowodować utratę wprowadzanych danych lub zakłócenie pracy systemu.

 

W celu zabezpieczenia przed nieprzewidzianymi wyłączeniami prądu zaleca się instalowanie UPS (urządzenia podtrzymującego napięcie na komputerach przez około pół godziny po zaniku napięcia w sieci). Pozwala to na eliminację wyłączeń komputera przy niewielkich spadkach napięcia, krótkotrwałych wyłączeniach  prądu, a w sytuacjach krytycznych na prawidłowe wyjście z programu.

Zanik napięcia powoduje włączenie UPS-a czyli utrzymanie napięcia na komputerach i włączenie przerywanego sygnału dźwiękowego (zapali się lampka 'praca z baterii'). Niektóre UPS-y podają czas do zakończenia pracy , inne pod koniec tego czasu zwiększają częstotliwość dźwięku. Można popracować do tego momentu a następnie zakończyć wykonywane operacje i prawidłowo wyjść z programu i wyłączyć komputer.

 

_______________________________________

2.2 Podstawowe zasady obsługi klawiatury.

 

          Pisząc na klawiaturze piszemy w miejscu, gdzie na monitorze znajduje się mrugający znak tzw. kursor.

Dla klawiatury komputerowej opisane są poniżej funkcje grup i pojedynczych klawiszy.

1. Klawiatura Alfa-numeryczna

     Znajduje się w centrum klawiatury i służy do wprowadzania : liter, cyfr i znaków typu :, ", <, >, ?, !, $, %, (, {, . Chcąc wprowadzić duże litery lub górne znaki z klawisza należy nacisnąć klawisz [Shift](lewy lub prawy)i jednocześnie wybrany klawisz lub klawisz [Caps Lock], (zapali się lampka o takiej samej nazwie w prawym górnym rogu klawiatury) powodujący przestawienie klawiatury w zapis tylko dużych liter. Ponowne naciśnięcie [Caps Lock] powoduje powrót do poprzedniego trybu pracy.

 

 

2. Klawisze funkcyjne F1..F12

     Znajdują się w górnej części klawiatury. Ich znaczenie opisane jest dokładnie w programie na poszczególnych planszach Menu najczęściej w ostatniej linii ekranu. Naciśnięcie klawisza z danym numerem powoduje automatycznie wybranie funkcji opisanej przy nazwie klawisza.

 

3. Klawiatura numeryczna

     Znajduje się po prawej stronie klawiatury i posiada podwójny opis klawiszy tj.:  cyfry i funkcje typu : Home, End, PgUp, PgDn, Del, strzałki , , , oraz , , [Enter] i [NumLock]. Chcąc wykorzystywać klawisze numeryczne należy nacisnąć klawisz [NumLock] ( zapali się lampka o tej samej nazwie) . W innym przypadku klawiatura działa jako funkcyjna wykonując następujące funkcje :

 

     Home - przesunięcie kursora na początek linii

     End            - przesunięcie kursora na koniec linii

     PgUp  - służy do przeglądania (przewijania) ekranu po całej stronie do góry

     PgDn  - służy do przewijania ekranu po stronie do dołu

strzałki ,, służą do przewijania ekranu po jednej linii lub przesuwania się po polach edycyjnych o jedno pole do góry lub na dół.

strzałki , służą do przesuwania ekranu o jedną kolumnę w prawo lub  lewo albo w ramach jednego pola edycyjnego o jeden znak w lewo lub prawo

Ins - pozwala na zmianę trybu wprowadzania znaków z wstawiania (wpisywanie wprowadzanego znaku pomiędzy dwie litery ) i nadpisywanie (pisanie wprowadzanego znaku na znaku czyli w miejscu gdzie znajduje się kursor)

     Del - kasuje znak na którym jest kursor

 

4. Dwie grupy klawiszy funkcyjnych

Umieszczone pomiędzy klawiaturą Alfa-numeryczną a numeryczną zawierają klawisze będące powieleniem funkcji z klawiatury numerycznej , spełniają te same funkcje i wykorzystywane są najczęściej wówczas , gdy klawiatura numeryczna działa w trybie [NumLock]-jako cyfrowa.

     Są to :

            - pierwsza grupa :Ins, Delete, Home, End, PgUp, PgDn

            - druga grupa : strzałki ,,,

    

 

5. Klawisz ENTER

     Umieszczony po prawej stronie klawiatury Alfa-numerycznej i drugi przy klawiaturze numerycznej.

     Wykorzystywany jest jako:

            - potwierdzenie zakończenia wprowadzania danych na pojedynczych polach

            - potwierdzenie wyboru modułu menu

            - potwierdzenie odpowiedzi

 

6. Klawisz ESC

     Umieszczony w lewej górnej części klawiatury powoduje:

            - zarzucenie aktualnie wykonywanej operacji

            - przerwanie wprowadzania

            - przerwanie wydruku

            - wyjście z danego modułu

 

 

7. Klawisz BackSpace oznaczony

     Umieszczony w prawym górnym rogu klawiatury Alfa-Numerycznej nad klawiszem Enter. Służy do kasowania znaków po lewej stronie kursora.

     Klawisz ten naciśnięty łącznie z klawiszem Ctrl (w obu dolnych rogach klawiatury Alfa-Numerycznej) czyli [Ctrl] i [BackSpace] wykorzystywany jest do kasowania całej linii danych(o towarze) przy wystawianiu dowolnych dokumentów (PZ, Faktura...).

 

 

8. Klawisz Tab oznaczony dwoma przeciwnie skierowanymi strzałkami

     Umieszczony w lewym górnym rogu klawiatury Alfa-Numerycznej wykorzystywany jest w programie do cofania się w kolumnach tabeli poszczególnych dokumentów.(np cofnięcie z pozycji cena na ilość i dalej).

 

                  
______________________________________

2.3 Posługiwanie się systemem "MENU".

     

MENU - jest zbiorem modułów lub funkcji systemu możliwych do wybrania w danym miejscu programu i opisanych najczęściej w ostatniej linii ekranu.

                                               

        Aby wybrać moduł lub funkcję z "Menu" głównego należy:

 wykorzystując klawisze oznaczone strzałkami(lewo, prawo) przesunąć się na wybrane pole, które zostanie podświetlone (w ostatniej linii funkcja jest dokładniej opisana) i potwierdzić swój wybór naciskając [Enter] co powoduje rozwinięcie podmenu

      lub

 nacisnąć klawisz z odpowiednią literą poprzedzającą nazwę modułu(litera jest wytłuszczona w napisie)i wybór potwierdzić [Enterem]

 

      Wybór modułu powoduje wyświetlenie "Menu modułu" , w którym aby wybrać  funkcję należy:

      nacisnąć jeden z klawiszy funkcyjnych odpowiadający wybranej funkcji

      nacisnąć literę wytłuszczoną w nazwie funkcji

 

 

____________________________________________

2.4 Wprowadzanie danych w oknach edycyjnych.

 

OKNO EDYCYJNE - jest to pole przeznaczone do wprowadzania danych. Podzielone jest ono pojedyncze pola edycyjne  -podświetlane w momencie wprowadzania danych .

 

Wykorzystanie klawiszy przy edycji pól i okien edycyjnych:

[Enter] - zakończenie wprowadzania pojedynczego pola

strzałki ,-przesunięcie kursora o jeden znak w lewo lub prawo

strzałki , - przejście do edycji następnego lub poprzedniego pola

 [Ins] - powoduje wstawienie spacji przed kursorem(można w tym miejscu napisać brakujący znak)

[Ctrl] i [Y]  - kasuje zawartość pola od kursora do końca pola

 [Ctrl] i [Back Space] - kasuje całą linię danych (np całą linię dotyczącą danego towaru na fakturze ,rachunku, PZ ...)

 [ESC] - powoduje przerwanie wprowadzania danych co  może oznaczać :

- wprowadzenie części (istotnych) danych potrzebnych do wykonania pewnej operacji (np. do wydruku, do ustawienia filtru wprowadzamy tylko grupę towarową natomiast inne dane nas nie interesują to naciskamy  [ESC])

- zakończenie poprawy wybranych pól edycyjnych , po naciśnięciu [Esc] pojawi  się pytanie czy zmienić dane , odpowiedź [T,t] powoduje uaktualnienie danych

- całkowite przerwanie wprowadzania danych , na pytanie czy przerwać wprowadzanie odpowiedzieć Tak [T,t] lub Nie[N,n]

 

zakończenie wprowadzania danych dla całego okna możliwe jest:

- automatyczne po naciśnięciu klawisza [Enter] na ostatnim polu w ramach okna , pojawi się wówczas dodatkowo pytanie 'czy zapisać lub zmienić dane ?' po naciśnięciu litery [t] (małej lub dużej) dane zostaną uaktualnione

- wymuszone naciśnięciem klawisza [F2] w przypadku , gdy nieznana jest ilość pozycji wprowadzanych w oknie (np. wpisywanie pozycji towarowych na wszystkich dokumentach)

 

______________________________

2.5 Posługiwanie się słownikami.

 

SŁOWNIKI -  są to pomocnicze moduły programu ułatwiające np wprowadzenie indeksu towaru lub kontrahenta na podstawie znajomości nazwy towaru (kontrahenta) lub nawet jego części.

 

 

Wywołanie słownika powoduje otwarcie okienka na ekranie monitora, w którym pojawiają się uporządkowane według nazwy lub indeksu nazwy towarów lub kontrahentów.

Wpisując wstępnie część nazwy towaru(kontrahenta) na polu przed wywołaniem słownika dokonujemy wyboru początkowego ustawienia pierwszej strony słownika .

 

Przykład.

          Wpisując ''Kow' na polu nazwa kontrahenta i wywołując słownik spowodujemy wyświetlenie kontrahentów zaczynających się od 'Kow' czyli

... Kowal

... Kowalski

... Kownacki itd...

 

Sposoby wywoływania słowników:

 [F1],[F5],[F9] - dla indeksu towarów dostępne na polach indeks towarowy we wszystkich dokumentach

F1 - daje podgląd magazynu wywoływanego po nazwie dla stanów magazynowych różnych od zera

         F5 - podgląd według indeksu dla dowolnych stanów magazynowych

         F9 - podgląd według nazwy dla wszystkich stanów magazynowych

 [F1] - dla danych kontrahenta , można wprowadzić część indeksu na polu indeks lub część nazwy na polu nazwy kontrahenta lub część numeru NIP na polu NIP i nacisnąć [F1]

[F1] ­- do wprowadzenia daty na polu data zapłaty na podstawie ilości dni do zapłaty określa się rzeczywisty termin zapłaty

 

 

Aby dokonać wyboru pozycji należy korzystać z następujących klawiszy:

strzałki , - powodują przesuwanie linii podświetlenia czyli wyboru 

[PgUp,PgDn] - przewijanie po stronach (góra, dół) całego słownika

 [Enter] - akceptacja wyboru - przeniesienie wybranej (podświetlonej) danej na odpowiednie pole w edytowanym oknie

[ESC] - rezygnacja z podglądu i wyboru

 

_____________________________________________________

3. OPIS MODUŁÓW

 

_______________________________________

3.1  Schemat modułowy programu.

 

            Menu główne programu rozwijane jest poziomo i zawiera podskładniki rozwijane pionowo (po naciśnięciu klawisz ENTER) i wybierane strzałkami lub podświetloną literą.

            Menu główne i podmenu są następujące:

Sprzedaż

- Faktury sprzedazy. Rodzaje faktur vat i rachunków uproszczonych definiuje się na Pomocy w module Dane dodatkowe i Funkcje magazynowe. Mogą to być faktury vat netto i brutto i rachunki netto i brutto. W przypadku współpracy z drukarką fiskalną konieczne jest zdefiniowanie , które dokumenty będą na niej drukowane ( warunkiem jest by były to dokumenty brutto). Definicji tej dokonuje się w tym samym module co wyboru dokumentów. Paragony wystawiane są w każdym z modułów faktur lub rachunków po naciśnięciu klawisza F1 .

- Korekta sprzedaży (rodzaje korekt zgodne są z rodzajami faktur istniejącymi w module faktury). Korekty paragonów dokonuje się w formie korekty zestawienia paragonów. Korekty poszczególnych dokumentów odwołują się do wprowadzanych przez użytkownika numerów faktur , rachunków lub zestawienia paragonów .

- Zwrot towaru na magazyn - dokument jako dowód zwrotu.

- Dokument dostawy -pozwala wystawiać dowolną ilość dokumentów dostawy towaru(np. pieczywo,nabiał ...) i na koniec pewnego okresu wystawić fakturę zbiorczą z tych dostaw.

- Faktura kosztowa.  Daje możliwość wystawienia fakury vat lub rachunku uproszczonego na dowolny towar lub usługę i nie powoduje rozchodu na magazynie (jest to tzw. faktura odręczna treść towaru lub usługi jest wpisywanaz klawiatury).

Magazyn

- Magazyn - obsługa wybranego magazynu. Dany użytkownik może mieć przydzielony numer magazynu  (będzie on mógł pracować tylko na tym magazynie). W przypadku nieprzydzielenia numeru użytkownik może wybierać numer magazynu zmieniając go w module Pomocy - funkcja numer magazynu.

- PZ - wystawianie dokumentu przyjęcia towarów na magazyn . W parametrach systemu istnieje możliwość wyboru rodzaju PZ . Mogą to być Pz -brutto, gdzie cena sprzedaży liczona jest od ceny brutto (zalecane ustawienie dla sklepów) lub Pz - netto - przeliczanie cen sprzedaży od netto.

- Korekta PZ - pozwala korygować wcześniejsze przyjęcie towaru ilościowo lub w cenie zakupu. Zmiana ceny zakupu nie powoduje jednak zmiany ceny zakupu średniej.

- Przecena towaru .Przecena może yć przygotowana w cennach netto sprzedazy lub brutto.

- Protokół inwentury - protokóły typu arkusze spisowe

- Protokół różnic inwentaryzacyjnych

- Inwentura . - inwentura z możliwością tworzenia bazy, wprowadzania danych z inwentaryzatora lub na termialach sklepowych - pełny opis  w dalszej części tekstu

- Obroty magazynowe - przegląd wszystkich obrotów

-Stan magazynu. W module tym można dokonać przeliczenia stanów magazynowych i wykonać  bilans otwarcia przy zmianie roku .

Fiskas -obsługa modułu fiskalnego

W zależności od definicji na Pomocy - w Danych Dodatkowych i Funkcjach magazynowych w module tym będzie obsługiwana kasa fiskalna PS2000 lub drukarka fiskalna DF300 lub TPLine.

Obsługa PS2000.

W przypadku kasy fiskalnej menu posiada nazwę PS2000 z rozwinięciem :

Cennik  Tworzy cennik towarów z magazynu  z maską zgodności i maską wyłączeń (na indeks, nazwę lub grupę towarową),na podstawie numeru dokumentu PZ.MP,MM , Przeceny,lub korzystając z podglądu magazynu odznaczając wybrane indeksy towarowe do przesłania.

Do kasy - Przesłanie cennika do wybranego numeru kasy. Przypisania kas do poszczególnych numerów dokonuje się w module Pomocy na Konfiguracji w Opcjach systemu. Do kasy przesłany zostaje ostatnio przygotowany cennik.

Z kasy -  Powoduje odczytanie z kasy całości sprzedaży dokonanej od momentu poprzedniego zczytania . Po odczytaniu i zapisaniu obrotów magazynowych sprzedaż na kasie zostaje wyzerowana. Zczytywanie sprzedaży można wykonać w dowolnym momencie .Pojedyńczy obrót posiada w nazwie dzień, miesiąc, godzinę i numer kasy. W przypadku kilku odczytów o tej samej godzinie obrót jest modyfikowany.

 

W przypadku zadeklarowania współpracy programu z kasą fiskalną czyli opcji SKLEP dokumenty typu faktury i rachunki uproszczone tworzą odrębne obroty magazynowe, nie powodując w ten sposób ponownego zdjęcia towaru z magazynu . Warunkiem prawidlowego zdejmowania towarów z magazynu jest wypisanie faktury(rachunku) na podstawie wystawionego wcześniej na kasie paragonu fiskalnego. Klient otrzymując  fakturę(rachunek) zwraca paragon , który powinien zostać dopięty do kopii dokumentu.

 

Obsługa DF300.

Przed rozpoczęciem  wspólpracy programu z drukarką fiskalną należy wybrać i zdefiniować w Pomocy na Danych Dodatkowych i Funkcjach Magazynowych rodzaje dokumentów , które będą drukowane jednocześnie na drukarce fiskalnej. Z definicji drukowane są paragony. Dodatkowo powinny być drukowane rachunki uproszczone dla osób fizycznych (koniecznie muszą być to dokumenty typu Brutto), do których kopii dopinane są paragony.

Uwaga: Paragon w programie zostanie zapisany po poprawnym zapisaniu paragonu na drukarce fiskalnej. W przypadku błędu przesłania, błędu PTU (zmiana podatku Vat ) paragon w drukarce zostanie anulowany i w komputerze również. Jedynie w przypadku wydrukowania niepełnego paragonu na końcu papieru, po wymianie papieru w drukarce  komputer  otrzyma informację o błędzie transmisji i anuluje paragon  a drukarka fiskalna dokończy paragon na nowym papierze. Jest to jedyna sytuacja kiedy program nie jest w stanie poprawnie zinterpretować stanu drukarki.

                   Nie należy dopuścic do wydruku paragonów po czerwonym pasku oznaczającym koniec papieru drukarki.

Dokumenty

- WZ- wydanie na zewnątrz

- Rw - rozchód wewnętrzny

-  MP - przyjęcie własne

- MM- przesunięcie między magazynami

- Sklep- wydanie towaru na własny sklep

- Zamówienia

Finanse

- Płatnicy. Kontrahenci, zestawienia płatników, Obroty, wpłaty za faktury .

- Kasa Obroty kasowe, raporty kasowe, wpłaty i wypłaty różne.

- Kasa główna

- Obroty kontrahentów

Zestawienia

- Rejestr sprzedaży (zestawienia sprzedazy do poszczególnych dok.sprzedaży)

- Rejestr korekt

- Rejestr zakupów

- Sprzedaż ( jedno łączne zestawienie sprzedazy)

- Zestawienia magazynowe

Pomoc

- Konfiguracja systemu

- Opcje pozwalają na :

              - Ustawienie kodów sterujących do drukarki .Zdefiniowanie różnych drukarek pozwala na wywołanie programu  z parametrem i dopasowanie działania programu z różnymi drukarkami na różnych stanowiskach.

              - Definicję słownika czyli definicję podglądu magazynu przy sprzedaży. Podaje się jakie dane, w jakiej kolejności i formacie powinny być wyświetlane.

              Indeks towaru , cena detaliczna , stan końcowy - dla sklepu

              IndeksTowaru,  stan końcowy, cena netto - dla hurtowni

              - Ścieżka do programu FK

              - Numery kas - podaje się numer kasy i numer RS-a i typ pamięci EPROM

-Parametry dokumentów

              - pozwalają na definicję wybranych parametrów wydruków dokumentów

              - rodzaj dokumentu PZ brutto - dla sklepów, lub Netto - dla hurtowni.

-Dekretacja

              - podaje się tablice dekretacji dla poszczególnych dokumentów.

- Dane dodatkowe

              - Definicję użytkowników , przydzielonych im haseł, numerów magazynu i uprawnień

              - Odsetki - definicje stopy procentowej

              - Magazyn

              W module podaje się poziom zaokrągleń cen, sposób liczenia marży na magazynie ( rachunkiem stu lub prostym), Indeks dla usługi i opakowań...

              - Funkcje magazynowe czyli

                             - nazwy magazynu

                             - Rodzaje dokumentów sprzedaży faktury Vat (netto,   

                               brutto), rachunki (neyyo,brutto)                                                                      

                             - KasyFiskalne Tak/Nie

                             - Drukarki fiskalne Tak/Nie

                             - wydruk fiskalny paragonu Tak/Nie

                             - wydruk fiskalny rach.btutto,faktury brutto Tak/Nie

              - opcje - nagłówek Firmy - edycja

              - Dane firmy - pełne dane firmy drukowane na falturze ,przelewach

              - Banki  firmy - indeks banku , nazwa i konto wykorzystywane przy     wypisywaniu przelewów

              - Wybór polskich liter w trybie Latin, Mazowia lub bez polskich liter.

- Zmiana roku pozwala na przegląd danych z poprzednich lat.

- Zmiana numeru magazynu

- Data zamknięcia zbioru . Zabezpieczenie pozwalające ustawić na hasło użytownika datę poniżej której dane nie zostaną poprawione lub zmienione.

- Nagłówek

- Archiwizacja danych

- Odtwarzanie danych.

 

Uwaga : Wszyskie definicje dotyczą wybranego magazynu. Zatem rodzaje dokumentów , współpraca z kasą lub drukarką i inne parametry mogą być różne dla poszczególnych magazynów.

 

_______________________________________

3.2  Fakturowanie sprzedaży.

 

 

Wybierając moduł sprzedaży uzyskujemy kolejne Menu, w którym wybieramy rodzaj dokumentu:

rachunek uproszczony w cena Brutto

 rachunek uproszczony w cenach Netto ( w podobnej formie jak faktura Vat)

faktura VAT od Netto

faktura Vat od Brutto między innymi dla  stacji benzynowych

Wybierając dowolny moduł jesteśmy na planszy ciągłego podglądu wszystkich faktur uporządkowanych zgodnie z wybranym kluczem (według dowodu lub daty lub płatnik).

 

Moduł fakturowania realizuje następujące funkcje:

- [F1] - wystawianie paragonów (przy rachunkach uproszczonych)

- [F2] - wystawianie nowych faktur lub rachunków uproszczonych

- [F4] - szukanie faktury po dowolnym składniku nagłówka faktury

- [F5] - zmiana klucza wyświetlania (czyli sposobu uporządkowania faktur po dowodzie ,dacie lub płatniku)

- [F6] - kasowanie wybranej faktury

- [F7] - ponowne drukowanie wybranej faktury(automatycznie zapisuje ile razy dana faktura została wydrukowana- po lewj stronie na ekranie)

- Zestawienia sprzedaży fakturowej za dowolny okres i jego wydruk na monitor lub drukarkę wykonywane są w module zestawienia

            Są to :

            - rejestry sprzedaży

            - pełne rejestry VAT-owskie

            Tworzenie  zestawień  umieszczone jest w module zestawienia .

- [F9] - podgląd wartościowy lub ilościowy wystawionych paragonów do momentu wystawienia na nie faktury zbiorczej (w module rachunki uproszczone)

- [Enter] - powoduje przejście do przeglądania lub edycji wybranej faktury

 

Uwaga.

Funkcje dotyczące wybranej faktury wymagają ustawienia linii podświetlenia na tej  fakturze.

 

 

3.2.1 Wystawianie faktury.

 

Opis wystawiania faktury Vat i rachunku uproszczonego przedstawiony zostanie łącznie .W punktach różniących się opis będzie rozdzielony.

 

Wystawienie faktury wymaga wykonania następujących operacji:

1) Nacisnąć klawisz [F2].

2) Wprowadzić dane nagłówka faktury

- datę wystawienia dokumentu ( komputer wpisuje automatycznie datę aktualną z komputera, można ją jednak poprawić ręcznie)

- numer faktury - nadawany jest w momencie zapisu jako  numer kolejny - również dla wersji sieciowej (numer wprowadzany na innym komputerze nie jest już możliwy do wpisania). Początkowy numer faktur jest możliwy do wprowadzenia ręcznie.

Uwaga...

          W przypadku nieprawidłowego zakończenia wystawiania faktury np. wyłączenia zasilania numer ostatnio wprowadzanej faktury może być zablokowany (nie można go wprowadzić , pomimo że faktura nie jest zapisana). Przy ponownej próbie wprowadzenia tego numeru pojawi się komunikat 'dokument jest aktualnie wprowadzany'. Należy sprawdzić czy rzeczywiście nie ma go w zbiorze faktur ,jeżeli nie należy odtworzyć numerację. W module, w którym wystąpił ten błąd (faktury, PZ, MM...) należy nacisnąć klawisz [F10] i literę [N lub n]  jako odtwarzanie numeracji. Po tej operacji numer  będzie dostępny .

- dane odbiorcy

indeks odbiorcy , jeżeli jest on zarejestrowany w bazie odbiorców można posłużyć się słownikiem na [F1]. Można to uczynić na polu kod odbiorcy lub nazwa odbiorcy nie wprowadzając wcześniej jego kodu.

Przykład...

            Wprowadzając część nazwy kontrahenta (na polu nazwa) np. "Kow" i wciskając [F1] powodujemy wstępne ustawienie słownika  na kontrahentach rozpoczynających się od Kow.....

                                                                                       Kowalski

                                                                                       Kownacki...

            Wprowadzając w polu nazwy znak * a następnie część nazwy i klawisz F1 komputer pokarze nam na podglądzie wszystkich kontrahentów posiadających w dowolnym miejscu swojej nazwy wpisany człon.

            wprowadzajac * Społem i F1 na podglądzie zostaną wszystkie nazwy typu :

            Zakłady Społem, Społeczne...,  zakłady Spożywcze "Społem"....

            Poruszając się strzałkami (,) wybrać właściwego kontrahenta i nacisnąć [Enter] - spowoduje to przeniesienie jego pełnych danych do nagłówka faktury.

            Można szukać klienta po nazwie , indeksie lub NIP - ie.

Gdy kontrahent nie znajduje się w bazie można mu nadać nowy indeks i wprowadzić dane w nagłówku , zostanie on automatycznie zapisany do bazy kontrahentów.              

 

3) Po wprowadzeniu danych nagłówka (naciśnięcie [Enter] na ostatnim polu ) pojawi się do wprowadzenia tabela towarów

 

Uwaga ...

Maksymalna ilość pozycji towaru na jednej fakturze lub innym dokumencie wynosi 100. Przy większej ilości należy wypisać kolejny dokument.

 

Dla każdej pozycji towarowej należy wprowadzić:

- indeks towaru  - przy jego wprowadzaniu można korzystać z trzech rodzajów pomocy(słowników):

[F1] - podgląd według nazwy dla towarów, których ilość w magazynie jest różna od zera

Przykład... Wprowadzając część nazwy np. 'barszcz' i naciskając [F1] powodujemy ustawienie słownika na towarach zaczynających się od barszcz czyli... barszcz biały, barszcz czerwony...

[F5] - podgląd według indeksu (wprowadza się część indeksu) wyświetla towary niezależnie od stanu magazynu

[F9] - podgląd według nazwy bez względu na stan magazynu

 

Przy wprowadzaniu pozostałych danych wyróżnione zostaną faktury Vat (netto i brutto) i rachunki uproszczone ( netto i brutto)

 

 

Uwaga...

Ze sprzedażą towarów na minusy  wiąże się możliwość powstania następujących niezgodności:

- może ulec zmianie koszt własny liczony w cenie średniej zakupu bowiem w momencie wystawiania faktury  na minus koszt ten jest taki jak wynikał z poprzedniej dostawy . Po przyjęciu nowej dostawy i przeliczeniu stanów i ceny  średniej (wciskając klawisz [F1] będąc na magazynie na podświetleniu wybranego materiału) koszt tych pozycji ujemnych zostanie przeliczony i będzie inny jeżeli cena zakupu uległa zmianie . Stąd mogą powstać  różnice w zestawieniach kosztowych dziennych i późniejszych (po wprowadzeniu dostawy i przeliczeniu magazynu) szczególnie istotne jeżeli tzw. minusy istniały na koniec miesiąca przy rozliczaniu podatków., bowiem w następnym miesiącu można uzyskać inny koszt własny sprzedaży.

- ilość towaru - w konfiguracji systemu można ustawić czy możliwa jest sprzedaż poniżej stanu zerowego , czy konieczna jest tylko informacja dźwiękowa.

- cenę Brutto lub Netto (zależnie od dokumentu) komputer czyta z magazynu i od niej wylicza podatek Vat, cena Netto (Brutto) jest również drukowana na fakturze.

przy zadeklarowaniu  sprzedaży w wielu cenach istnieje możliwość wyboru grupy cenowej

- w pozycji grupa 1-oznacza cenę hurtową , 2-cenę detaliczną

 

Istnieje możliwość wystawiania rachunków uproszczonych w takiej formie jak faktura Vat. Podstawą jest wówczas cena Netto i od niej liczona jest cena  Brutto i podatki. Wystawianie takich rachunków odbywa się w module RNetto( rachunek Netto) , który należy wybrać w module głównym sprzedaży . Rachunki te posiadają osobną numeracje i osobne rejestry sprzedaży, a sposób wystawiania jest taki sam jak dla faktur Vat-owskich. Podobnie istnieja faktury Vat Brutto liczone od ceny Brutto (dopuszczalne miedzy innymi dla stacji benzynowych i sklepów).

 

- marżę ( dodatnią - na zmniejszenie lub ujemną - na zwiększenie ceny sprzedaży) dla pojedynczej pozycji 

Na podstawie ilości, ceny i marży wyliczana jest wartość dla pojedynczej pozycji

 

4) Aby zakończyć wprowadzanie towarów na fakturę należy nacisnąć klawisz [F2], co spowoduje wyświetlenie nowego okna, w którym należy wprowadzić:

- rodzaj zapłaty, gdzie 1 - oznacza zapłatę gotówką, 2 - czek, 3 - przelew ... 7-termin .

W przypadku różnym od gotówki należy wprowadzić termin zapłaty nie wcześniejszy niż data wystawienia faktury, w takim przypadku faktura zapisana jest w obrotach odbiorcy i wchodzi na jego zadłużenie.

Faktura gotówkowa może być zapisaywana na obrotach powybraniu takicj opcji w konfiguracji systemu

- data zapłaty można ją wprowadzić ręcznie w formacie rr.mm.dd (rok.miesiąc.dzień) lub skorzystać z pomocy na klawisz [F1] , gdzie na podstawie ilości dni do zapłaty określa się datę zapłaty .

- dane końcowe(środek transportu, płatnik, wystawiający, dopisek do faktury)

- grupa faktur (wykorzystanie tego pola pozwala wykonywać zestawienia sprzedaży faktur w wybranych grupach np.do rozliczania akwizytorów)

- ilość kopii do wydruku

 

Po naciśnięciu  [Enter] na ostatniej pozycji pojawi się pytanie

'Czy zapisać fakturę' . Odpowiedź Tak ( nacisnąć małe lub duże T) powoduje zapisanie faktury i jej wydrukowanie.

 

Prawidłowe zakończenie wprowadzania faktury powoduje:

zapamiętanie faktury w bazie faktur

 zapamiętanie obrotów dla wszystkich wprowadzonych materiałów powodujące jednocześnie uaktualnienie stanów magazynowych

 zapisanie obrotów kontrahenta i w przypadku terminu uaktualnienie bazy faktur   nierozliczonych i uaktualnienie sald kontrahenta

 wydrukowanie podanej ilości egzemplarzy faktury

 

3.2.2 Wystawianie paragonów.

 

 Wystawianie paragonu realizowane jest w module rachunki uproszczone i faktury i wymaga wykonania następujących operacji:

 

1) Nacisnąć klawisz [F1]

2) Wprowadzić kolejne indeksy i ilości dla poszczególnych towarów (możliwość wykorzystania pomocy tak jak dla rachunków i faktur [F1], [F5], [F9])

3) Można zmienić cenę brutto-podatki liczone są tak jak dla rachunku uproszczonego

4) Nacisnąć klawisz [F2]  po zakończeniu wprowadzania indeksów towarów

5) Podać ilość kopii do wydruku

 

Nie istnieje możliwość poprawy paragonu po jego wydrukowaniu. W przypadku zaistnienia takiej potrzeby należy wystawić drugi paragon na wybrany towar z ilością ujemną tak aby różnica ilości poprzedniej i nowej dała rzeczywistą ilość sprzedaną. Należy samemu (na podstawie różnicy wartości ) wyliczyć kwotę do zapłaty.

 

Zakończenie wprowadzania paragonu powoduje :

 zapisanie paragonu do pliku tekstowego (w tym pliku istnieją paragony do momentu wystawienia na nie faktury zbiorczej)

 uaktualnienie ilości zadysponowanej dla każdego towaru z paragonu (Ilość zadysponowana jest to ilość danego towaru sprzedana na paragon. Jest ona uwzględniana przy podawaniu  stanu magazynu np. przy wystawianiu faktury ale odejmowana z magazynu dopiero w momencie wystawienia faktury zbiorczej i wówczas zerowana)

kwota zapłaty za paragon może być automatycznie zapisywana do kasy ( zapis lub nie ustawiany jest w danych CFG .).Zapis pojedyńczych paragonów do kasy pozwala tworzyć raport kasowy właściwego kasjera. W innym przypadku do kasy zapisuje się tylko kwota faktury zbiorczej.

Wystawione paragony mogą być przeglądane do momentu wystawienia na nie zestawienia z paragonów.

 

Po naciśnięciu [F9] (będąc w module rachunki) można przeglądać:

 wszystkie paragony po naciśnięciu litery W (duże lub małe)

 ilościowe zestawienie sprzedaży paragonowej (według rodzaju asortymentu) po naciśnięciu litery I

 

3.2.3 Zestawienie z paragonów.

 

Zestawienie z paragonów jest ilościowym zestawieniem sprzedaży paragonowej i wystawiana jest w celu zdjęcia tych ilości towaru z magazynu i wyzerowania ilości  zadysponowanych.

Aby wystawić zestawienie z paragonów należy:

1) W module Zestawienia wybrać funkcję zestwienie  paragonów .

2) Zestawienie  jest jest osobnym dokumentem , którego nagłówek zawiera:

- datę(aktualną z komputera)

- numer kolejny

- w nazwie odbiorcy można wpisać zwrot 'sprzedaż dzienna'

- pozycje na zestwieniu pojawią się automatycznie jako zestawienie ze wszystkich paragonów

3) Nacisnąć klawisz [F2] (można to zrobić zaraz na pierwszej pozycji zestwienia, nie trzeba przejechać Enterem do końca), by uzyskać planszę płatności gdzie wprowadza się:

- sposób zapłaty dla paragonów pozostaje gotówka

- pozostałe pozycje wypełnić tak jak dla faktury

 

Uwaga...

Jeżeli na zestwieniu paragonów znajduje się więcej niż 100 pozycji należy wystawić kolejne zestawienie .

Zalecane jest codzienne tworzenie zestwienia. Jest to bardzo ważne szczególnie do pełnego dziennego rozliczenia kasy.

 

Uwagi...

- Zestawienie paragonów można wystawiać jednocześnie tylko na jednym komputerze ( w przypadku wersji sieciowej)

- W trakcie tworzenia zestawienia  nie można wystawiać paragonów  grozi to bowiem nieuwzględnieniem tego w zestawieniu i skasowaniem tego paragonu)

- Do zestawienia należy dołączyć kopie wszystkich wystawionych paragonów .W przypadku połączenia z drukarką fiskalną dołączyć również paragony fiskalne.

 

3.2.4 Zestawienie sprzedaży fakturowej

 

Zestawienie sprzedaży  jest to zestawienie wszystkich faktur Vat lub rachunków uproszczonych za dowolny okres z podsumowaniem sprzedaży za gotówkę, czek, przelew i płatności terminowe.

 

Aby wykonać zestawienie należy:

1) Wejść  do modułu zestawienia i wybrać rodzaj dokumentu Faktura Vat Netto lub Brutto  , Rachunki  Netto lub Brutto i odpowiednie korekty.

2) Wybrać rodzaj zestawienia:

- zestawienie Sprzedaży ( wywoływane po naciśnięciu litery S)

- zestawienie Vat ( po naciśnięciu litery V)

3) Podać okres obliczeniowy dla zestawienia

4) Chcąc uzyskać zestawienie sprzedaży(lub Vat) dla wybranego odbiorcy należy w jego nagłówku wprowadzić kod kontrahenta (lub podobnie jak dla faktur wprowadzić go korzystając z pomocy)

Zestawienia sprzedaży zawierają następujące  dane:

 numer dowodu i datę sprzedaży

 datę wystawienia faktury - dla zest. Vat

 dokładne dane odbiorcy (nazwa, NIP, miejscowość ) dla zest. Vat

 wartość sprzedaży w cenie zakupu i cenie Netto

 wartość opakowań

 podział sprzedaży zależnie od stopy opodatkowania w układzie: wartość Netto, wartość podatku dla 22%,12%,7%,0% i wartość sprzedaży zwolnionej z podatku

 wartość sprzedaży Brutto

 rodzaj płatności

 

W przypadku programu 'Hurt' - połączonego z systemem FK  w momencie tworzenia zestawienia sprzedaży może być tworzony zbiór dekretów przeznaczony do połączenia z bazą dekretów w systemie FK.

Dekrety tworzone są na podstawie zadeklarowanej przez księgowego w module pomocy tablicy dekretacji dla poszczególnych dokumentów.

 

Zalecane jest codzienne wystawianie faktury zbiorczej, a następnie zestawienia sprzedaży na rachunki i faktury Vat. Pozwoli to sprawdzić stan kasy.

 

3.2.5 Korekta faktur i rachunków.

 

Wystawienie faktury korekcyjnej lub korekty rachunku wymaga wykonania następujących operacji:

1. Wybrać  moduł korekt rachunków lub faktur Vat.

2. Nacisnąć klawisz [F2].

3. W nagłówku faktury wprowadzić oprócz standartowych danych nagłówka faktury numer faktury oryginalnej z której program zczytuje wszystkie pozycje towarowe i dane odbiorcy

4. Na właściwych pozycjach wprowadzić zmiany ilości, ceny sprzedaży, rabatu lub podatku na wartości właściwe  po korekcie.

5. Przejść do planszy płatności (nacisnąć [F2])i wydrukować dokument.

 

Wydrukowana faktura korekcyjna zawiera:

- nagłówek faktury z adnotacją numeru faktury oryginalnej 

- wykaz wszystkich pozycji towarowych , które uległy zmianie z zaznaczeniem wartości przed korektą i po zmianach.

- wyliczenie różnic w wartości faktury (nadpłata lub niedobór) i różnic wartości  podatku Vat.

 

 

 

 

 

 

 

____________________________

3.3 Obsługa magazynu.

 

3.3.1 Założenie kartoteki magazynowej-obsługa magazynu.

 

Założenie kartoteki magazynowej jest podstawowym warunkiem rozpoczęcia pracy w systemie "Hurt". Szczególnie ważne jest nadanie wszystkim towarom indeksów materiałowych.

Indeks towaru może zawierać 14 znaków ( litery lub cyfry).

Pierwszy znak nie może być cyfrą., bowiem  indeksy rozpoczynające się cyfrą wskazują na materiał typu opakowanie  wyróżniany na fakturze w grupie opakowań.

Indeks rozpoczynający się znakiem ! - wskazuje na usługę , która nie posiada stanu w magazynie , ale może być sprzedawana i jest wyróżniona na fakturze w grupie usług.

Sposób tworzenia indeksów poza wyżej wymienionymi uwagami nie jest niczym ograniczony można tylko wskazać, że zastosowanie pewnej ogólnej zasady tworzenia pozwoli :

- w szybki sposób zapamiętać część indeksów (tworzonych np. jako złożenie części nazwy towaru np BACZ- BArszcz CZerwony), co może znacznie przyspieszyć wystawianie dokumentów ograniczając korzystanie ze słowników

- przypisując pozycjom indeksu pewne funkcje można stworzyć określoną strukturę towarów

np. indeks  F126WAŁ(indeks pojedyńczego elementu) składa się z:

            - indeksu całego urządzenia (F126)

            - indeksu podzespołu (WAŁ)

            - indeksu pojedynczej części podzespołu

Wpisując przy wywołaniu w pomocy część nazwy F126WAŁ - uzyskamy podgląd na

wszystkie części składowe podzespołu danego urządzenia

 

Moduł magazynowy  przeznaczony jest do obsługi kartoteki magazynowej W wersji wielomagazynowej dotyczy magazynu wybranego w module Mg - zmiana numeru magazynu. Dla magazynu głównego numer jest pusty.

W module realizowane są następujące funkcje:

 [F2] - wprowadzanie nowego towaru

 [F3] - kasowanie wybranego towary (możliwe tylko wówczas gdy nie istnieją dla niego obroty- nie było zakupów ani sprzedaży)

 [F4] - szukanie materiału według dowolnego parametru

 [F5] - zmiana klucza ( sposobu porządkowania wyświetlania towarów)

[F8] - wydruki magazynowe

 

Przy wprowadzaniu nowego materiału należy wprowadzić następujące dane:

x- oznacza pola, które muszą zostać wprowadzone, pozostałe mogą być puste czyli pominięte (po naciśnięciu [Entera])

- x indeks materiału (14 dowolnych znaków, tylko dla opakowań pierwszy znak jest cyfrą)

- x nazwa towaru (opis towaru drukowany na dokumentach sprzedaży)

-    rozszerzenie nazwy (30 znaków) W przypadku rozszerzenia na dokumentach opis w dwu linich.

- x numer SWW ( konieczny dla towarów poniżej 22% Vat)lub PKTiW

-    cecha i  grupa towarowa mogą być wykorzystane dodatkowo do opisu towaru, do wyboru asortymentu przy wykonywaniu zestawień

-  grupa producenta lub miejsce składowania

- x jednostka miary      

- x stan początkowy i stan końcowy (przy zakładaniu kartoteki wartości są jednakowe, kolejne dostawy i sprzedaż zmieniają tylko stan końcowy)

Uwaga...

 Ręczna zmiana stanu końcowego bezpośrednio na kartotece nie może być wykonana, bowiem  przy pierwszym obrocie stan końcowy wyliczony zostanie na podstawie stanu końcowego z ostatniego obrotu i wpisany do kartoteki.

W przypadku  konieczności zmiany stanu początkowego ( np źle wprowadzona inwentura przy rozpoczęciu pracy z programem ) można go zmienić ręcznie i ponownie przeliczyć stan na obrotach do wyliczenia nowego stanu końcowego naciskając klawisz [F1], będąc na podświetleniu poprawianej kartoteki.

- x cena zakupu początkowa, średnia i ostatnia

-     marża procentowa - może być wykorzystana do wyliczenia ceny Netto sprzedaży na podstawie ceny zakupu. Po podaniu 0% cena nie jest przeliczana tylko wyliczana jest aktualna marża po wprowadzeniu ceny Netto sprzedaży.

- x cena sprzedaży Netto

-  cena sprzedaży w walucie . Wprowadzenie tej ceny pozwala uaktualniać cenę sprzedaży Netto jako wynik mnożenia ceny walutowej i aktualnego kursu waluty. Kurs podawany jest przy rozpoczęciu pracy lub wprowadzany na pomocy w danych dodatkowych. Funkcja dokonująca przeliczania cen dotyczy całego magazynu i wywoływana jest klawiszem   ALT+ F! .

- x opodatkowany (1)lub nie(0)

- x stopa podatku Vat - na podstawie tej wartości wyliczana jest automatycznie cena Brutto sprzedaży oraz podatki naliczone przy wprowadzaniu dostawy pod warunkiem, że dostawca ma wpisany numer NIP.

- x cena sprzedaży brutto

-    marża detaliczna - może być wykorzystywana do wyliczenia ceny detalicznej na podstawie ceny zakupu. Po podaniu wartości 0% cena nie jest przeliczana, tylko wyliczana jest aktualna marża detaliczna po wprowadzeniu ceny detalicznej.

Ceny detaliczne wykorzystywane są przy wydaniach na sklepy lub przy sprzedaży hurtowej jako kolejna grupa cenowa. Przy wystawianiu faktur i rachunków istnieje możliwość wybory grupy cenowej pomiędzy hurtem i detalem 1-hurt, 2-detal

 

Po naciśnięciu klawisza [F8] w opisywanym module możliwe są do wykonania różne wydruki wywoływane na monitor lub drukarkę. Dla każdego wydruku można wybrać grupę towarów podając np. część indeksu, część nazwy, grupę towarową( po podaniu grupy będzie można podać nazwę tej grupy) dokonując w ten sposób wyboru        asortymentu , którego ma dotyczyć zestawienie..

Rodzaje wydruków:

 oferta sprzedaży na wybrany dzień podaje:

indeks, nazwę, stan magazynu, cenę sprzedaży

 stan magazynu na podany dzień z pominięciem lub nie stanów zerowych podaje:

indeks i nazwę towaru, stan początkowy, wartość, wartość sprzedaży, wartość zakupu, inne, stan końcowy, wartość.

Uwaga...

W przypadku stan magazynu na dzień bieżący dane brane są bezpośrednio z kartoteki magazynowej, natomiast na inny dowolny dzień z obrotów.

 obroty na materiale za wybrany okres podają:

datę, dowód, przeznaczenie, przychód, rozchód, stan końcowy, cenę sprzedaży

 raporty:

- sprzedaży podaje: indeks i nazwę towaru, ilość, wartość zakupu, wartość sprzedaży Netto i Brutto

- magazynowy podaje: indeks i nazwę towaru, stan początkowy, wartość, wartość sprzedaży, wartość zakupu, inne rozchody, stan końcowy, wartość

- rozchodów według dokumentów : PZ ZW Fakt, MP, WZ ( naciśnięcie Enter-a powoduje wybranie wszystkich dokumentów). Dodatkowo można wybrać numer  odbiorcy lub dostawcy.

  Zestawienie podaje: indeks i nazwę towaru, przychód i rozchód, kwotę przychodu i rozchodu według ceny zakupu , netto lub brutto)

- zakupów  podaje indeks i nazwę, ilość i wartość zakupu

 zestawienie obrotów za wybrany okres ilościowe lub wartościowe w cenie zakupu, netto lub detalicznej zawiera: indeks i nazwę, stan początkowy, przychód, rozchód, stan końcowy(z kartoteki magazynowej) , stan obliczony (z obrotów), odchylenie pomiędzy stanem obliczonym i końcowym z kartoteki.

 

Uwaga...

Zalecane jest wykonywanie tych zestawień . W przypadku istnienia odchyleń należy sprawdzić wybrane kartoteki pod kontem zmian stanów lub cen bezpośrednio na kartotece i istniejących obrotów.

 inwentaryzacja  drukuje wszystkie pozycje magazynowe z podaniem stanu aktualnego i miejscem do wpisania podczas inwentury stanu rzeczywistego. Według tego spisu wprowadza się następnie protokół inwentaryzacyjny w module pomocy.

 zestawienie dochodów podaje wartość sprzedaży w cenie hurtowej i zakupu i wylicza różnicę czyli dochód oraz marżę ze sprzedaży

 spis z natury na wybrany dzień podaje: ponumerowany, uporządkowany według indeksu lub nazwy  stan magazynu z podsumowaniem ilości materiałów w magazynie i wyróżnieniem ceny zakupu i wartości towarów w cenie zakupu

 

3.3.2 Magazyny boczne - np magazyny akwizytorów.

 

Obsługa tych magazynów , funkcje i wydruki są takie same jak dla magazynu podstawowego.

Towar na magazyn akwizytora przekazywany jest dokumentem WZ,lub MM który powoduje zdjęcie go z magazynu głównego i wprowadzenie na podany numer magazynu.

Stąd materiał jest ściągany po wystawieniu faktur lub rachunków w module  faktur na wybranych magazynach

Na magazyny boczne inne (np. magazyny filialne) towar przekazywany jest dokumentem MM (przesunięcie między magazynami).

 

Zmiany numeru magazynu dokonuje się w module pomocy na danych dodatkowych.. Po wybraniu właściwego numeru  wszystkie funkcje i dokumenty dotyczą wybranego magazynu. W przypadku przydzielenia do kodu i hasła użytkownika określonego numeru rozpoczyna on pracę automatycznie na swoim magazynie bez możliwości jego zmiany.

 

3.3.3 Przyjęcia towaru na magazyn.

 

Przyjęcia towarów na magazyn  dokonuje się na podstawie dokumentu źródłowego czyli faktury zakupu wystawiając w komputerze dokument PZ. Dokument ten wyróżniony jest literą P i kolejnym numerem porządkowym

.

Wystawienie PZ wymaga wykonania następujących operacji:

1) Nacisnąć klawisz [F2].

2) Wprowadzić dane nagłówka PZ

- datę wystawienia dokumentu ( komputer wpisuje automatycznie datę aktualną z komputera, w przypadku konieczności zmiany można ją poprawić)

- numer PZ - program zapewnia kolejną numeracje faktur, również dla wersji sieciowej (numer wprowadzany na innym komputerze nie jest już możliwy do wpisania)

Uwaga...

          W przypadku nieprawidłowego zakończenia wystawiania PZ np. wyłączenia zasilania numer ostatnio wprowadzonej PZ może być zablokowany .Należy odtworzyć numerację tak jak opisano dla faktur czyli  nacisnąć klawisz [F10] i literę [N lub n]  jako odtwarzanie numeracji. Po tej operacji numer  będzie dostępny .

- dane dostawcy

indeks dostawcy , jeżeli jest on zarejestrowany w bazie kontrahentów można posłużyć się słownikiem na [F1]. Można to uczynić na polu kod dostawcy lub nazwa dostawcy nie wprowadzając wcześniej jego kodu.

 

 

Przykład...

  Wprowadzając część nazwy kontrahenta (na polu nazwa) np. "Kow" i wciskając [F1] powodujemy wstępne ustawienie słownika  na kontrahentach rozpoczynających się od Kow.....

                                                                          Kowalski

                                                                          Kownacki...

  Poruszając się strzałkami (,) wybrać właściwego kontrahenta i nacisnąć [Enter] - spowoduje to przeniesienie jego pełnych danych do nagłówka faktury.

Gdy kontrahent nie znajduje się bazie można mu nadać nowy indeks i wprowadzić dane w nagłówku , zostanie on automatycznie zapisany do bazy kontrahentów.                  

 

Uwaga ... Przy przyjęciach od dostawców Vat-owskich dostawca musi mieć wpisany numer NIP. Tylko w takim przypadku jest podstawa do wyliczenia dla każdej pozycji podatku Vat zgodnie ze stopą wpisaną w magazynie.

 

3) Po wprowadzeniu danych nagłówka (naciśnięcie [Enter] na ostatnim polu ) program przechodzi do wprowadzania tabeli towarów gdzie dla każdej pozycji należy wpisać:

 indeks towaru  - przy jego wprowadzaniu można korzystać z trzech rodzajów pomocy(słowników):

[F1] - podgląd według nazwy dla towarów, których ilość w magazynie jest różna od zera

[F5] - podgląd według indeksu (wprowadza się część indeksu) niezależnie od stanu magazynu

[F9] - podgląd według nazwy bez względu na stan magazynu

 

W przypadku braku tego indeksu w magazynie pojawi się tabelka, w której należy wprowadzić następujące dane celem założenia nowej kartoteki magazynowej:

- podstawowe dane o towarze (nazwę, SWW, grupę, cechę, stopę podatku vat)

- można wprowadzić ceny - zakupu, cenę netto sprzedaży(może być wyliczona marżą od ceny zakupu) lub bezpośrednio cenę brutto(cena  netto i marża zostaną wyliczone automatycznie), marże i ceny detaliczne(jedną lub dwie zależnie od ilości zadeklarowanej w danych dodatkowych)

 ilość przyjętego towaru

 cenę zakupu (Netto zakupu) odczytaną z faktury dostawcy. Program wyświetla wstępnie wartość tej ceny odczytanej z magazynu (jest to cena z poprzedniej dostawy), jeżeli nowa wartość nie uległa zmianie można ją zatwierdzić naciskając [Enter], w innym przypadku  należy wpisać nową wartość.

 rabat czyli dodatkowy upust od dostawcy (może być dodatni na zmniejszenie ceny lub ujemny na zwiększenie ).Przy braku rabatu nacisnąć [Enter] by pominąć pole.

 marża  może być wykorzystana do wyliczenia ceny sprzedaży jako

     Netto sprzedaży = marża x Netto zakupu

 cena Netto sprzedaży - może być wpisania bezpośrednio bez przeliczania marżą. Wstępnie wyświetlana jest aktualna cena sprzedaży z kartoteki magazynowej.

Marża i rabat liczone są rachunkiem 100 lub rachunkiem prostym. Metodę obliczania określa się w danych dodatkowych (sposób wyboru opisany w p. 3.15.2)

 Przy PZ rozszerzonej można wpisywać również ceny detaliczne

4) Aby zakończyć wprowadzanie towarów na PZ należy nacisnąć klawisz [F2], co spowoduje wyświetlenie nowego okna, w którym należy wprowadzić:

- rodzaj zapłaty, gdzie 1 - oznacza zapłatę gotówką, 2 - czek, 3 - przelew ... 7-termin .

W przypadku różnym od gotówki należy wprowadzić termin zapłaty nie wcześniejszy niż data wystawienia faktury, w takim przypadku faktura zapisana jest w obrotach dostawcy i wchodzi na jego saldo po stronie Ma.

Faktura gotówkowa nie jest standartowo zapisywana w obrotach - można ją zastąpić płatnością terminową(płatność 7) z datą zapłaty równą dacie wystawienia PZ.

- data zapłaty można ją wprowadzić ręcznie w formacie rr.mm.dd (rok.miesiąc.dzień) lub skorzystać z pomocy na klawisz [F1] , gdzie na podstawie ilości dni do zapłaty określa się datę zapłaty .

- wpłacono dostawcy (jest to wartość wpłaty gotówkowej przy zapłatach terminowych)

- numer i data rachunku należy wpisać numer i datę z faktury oryginalnej

- data wpływu jako data przyjęcia dokumentu wstępnie ustawiana tak jak data komputerowa.

- kwota zapłaty  wartość do zapłaty z oryginału faktury

- rejestr zakupów na podstawie faktury zakupu w tym:

   podstawy i podatki w poszczególnych grupach podatkowych.W przypadku wprowadzania PZ na podstawie WZ rejestr ten może być uzupełniony dopiero po otrzymaniu faktury - czyli nabyciu prawa do odliczeń.

Uwaga...

Należy zawsze wpisywać tę wartość z faktury dostawcy. Na podstawie tej wartości i wartości wpłaty  zostanie określone uznanie dostawcy i wpisane do rozrachunków (obroty Ma) .

- ilość kopii do wydruku

Po naciśnięciu  [Enter] na ostatniej pozycji pojawi się pytanie

'Czy zapisać PZ' . Odpowiedź Tak ( nacisnąć małe lub duże T) powoduje zapisanie PZ i jej wydrukowanie.

Prawidłowe zakończenie wprowadzania dostawy PZ powoduje:

zapamiętanie PZ w bazie dostaw

 zapamiętanie obrotów dla wszystkich wprowadzonych materiałów powodujące jednocześnie zwiększenie stanów magazynowych(przychód na każdej pozycji)

 uaktualnienie salda dostawcy

 wydrukowanie podanej ilości egzemplarzy faktury

 zmianie ulegają dane w kartotece magazynowej

- zwiększony stan końcowy

- w przypadku innej niż poprzednia ceny zakupu wyliczana jest średnia cena zakupu jako

nowa cena średnia = (ilość przed dostawą x cena średnia w magazynie +

 ilość z dostawy x cena dostawy) / ilość po dostawie

Uwaga...

Nie chcąc posługiwać się średnią ceną zakupu można przyjmować każdy towar na inną(kolejną) kartotekę magazynową.

- ostatnia cena zakupu przyjmuje wartość z poprzedniej dostawy

- w przypadku innej niż poprzednia ceny sprzedaży netto cena ta zostaje zapamiętana jako aktualna cena sprzedaży przeprowadzając na magazynie automatyczną przecenę istniejącego na magazynie towaru .

Uwaga...

W związku z wyżej opisaną automatyczną przeceną towaru na magazynie pojawia się nieścisłość związana z rozliczaniem magazynu. Jeżeli magazyn rozliczany jest w cenach Netto , to wszelkie zmiany cen na magazynie muszą być udokumentowane. Dlatego przed wprowadzeniem nowej dostawy należy dokonać przeceny  towaru istniejącego na magazynie (dokument przeceny) do takich cen jakie będą po wprowadzeniu dostawy. Tylko wówczas będzie zgodność

stan magazynu po dostawie = stan przed dostawą + dostawa ( w cenach Netto)

 

Zestawienie zakupów (rejestr zakupów)

 

Zestawienie zakupów jest to zestawienie wszystkich dostaw za dowolny okres z podsumowaniem zakupów według poszczególnych stawek podatku Vat i wyróżnieniem dostaw niepodlegających odliczeniu.

 

Aby wykonać  zestawienie należy:

1) W module zestawienia wybrać zestwienia zakupów

2) Wybrać rodzaj zestawienia:

- zestawienie Zakupów ( wywoływane po naciśnięciu litery Z)

- zestawienie Vat ( po naciśnięciu litery V)

- rejestr zakupów R

3) Podać okres obliczeniowy dla zestawienia w formacie - rok.miesiąc.dzień (od - do).

4) Chcąc uzyskać zestawienie zakupów(lub Vat) dla wybranego dostawcy należy w jego nagłówku wprowadzić kod kontrahenta (lub podobnie jak dla faktur wprowadzić go korzystając z pomocy).

Zestawienia zakupów zawierają następujące  dane:

 numer dowodu i datę zakupu

 datę wystawienia faktury - dla zest. Vat

 dokładne dane dostawcy (nazwa, NIP, miejscowość ) dla zest. Vat

 wartość zakupu w cenie zakupu i cenie Netto

 wartość opakowań

 podział zakupów zależnie od stopy opodatkowania w układzie: wartość Netto, wartość podatku dla 22%,12%,7%,0% i wartość zakupów niepodlegających odliczeniu (od nie Vat-owców)

     Rejestr zakupów R zawiera podobne rozbicie zakupów na podstawie danych wprowadzonych do rejestru Pz na podstawie faktury zakupu. Rejestr ten stanowi podstawę rozliczeń zakupów Vat firmy.

 wartość zakupów Brutto

 rodzaj płatności

 

W przypadku programu 'Hurt' - połączonego z systemem FK  w momencie tworzenia zestawienia zakupów może być tworzony zbiór dekretów przeznaczony do połączenia z bazą dekretów w systemie FK.

Dekrety tworzone są na podstawie zadeklarowanej przez księgowego w module pomocy tablicy dekretacji dla poszczególnych dokumentów.

 

3.3.4 . Korekta PZ.

 

Wystawienie korekty PZ wymaga podobnie jak przy fakturach wywołania właściwego numeru PZ oryginalnej i wprowadzenia wymaganych poprawek.

 

3.3.5. Przecena towaru.

 

3.3.6 Protokół inwentury i protokół różnic.

 

 

 

 

 

3.3.7. Inwentura .

 

Nowa inwentura umożliwia:

- wprowadzanie ręczne danych z arkuszy spisowych

- uaktualnianie stanów inwentaryzacyjnych w utrzorzonej na postawie magazynu bazie   inwentaryzacyjnej

- wprowadzanie  danych z wielu komisji spisowych

- kilkakrotne wprowadzanie  tego samego towaru z sumowaniem ilości końcowej

- współpracę ze skanerem

- zczytywanie danych z inwentaryzatora (OptiCon)

- dla nieinwentaryzowanych danych automatycznie potwierdzić stan magazynowy lub go wyzerować.

- wykonanie licznych wydruków przed , wstępnych i końcowych z inwentury

 

Kolejne etapy inwentury

 

1. Wprowadzenie daty dla inwentury.-inwentura identyfikowana jest przez datę.

Uwaga...

Przy ustawianiu parametrów w module należy się posługiwać

- Enterm przy pojedyńczych polach akceptacji Tak lub Nie (wybór Tak oznaczony [X])

- Strzałki przy wielu możliwościach dla jednego pola (wybór oznaczony (*))

- Spacja  zmiana parametrów na jednym polu - kolejne watości są  wyświetlane  automatycznie

- TAB zmiana pola

 

2.Parametry wydruku przedinwentaryzacyjnego.

 

   Pozwalają ustalić:

   - standart wydruku -stronnicowanie ,wysunięcie strony,ilość lini na stronie, ilość lini po wydruku

   - wybrać tylko określone Indeksy,nazwę lub grupę towarową (wybór strzałki)

   - uwzględniać w wydruku stany: wszystkie,<0,<=0,=0,>0,>=0 (wybór Tab)

   - czy zapisywać do bazy inwentaryzacyjnej .

  - czy wykazywać stany

  - uporządkowanie wg. indeksu , nazwy

  - wybór wg ceny zakupu średnie , zakupu ostatniej,sprzedaży netto,brutto,detalicznej

  - wydruk na monitor lub drukarkę.

  - wybór komisji

 Przy wyborze tworzenia bazy utorzony zostanie zbiór wybranych indeksów , do którego można będzie wprowadzać stany .

Bez  tworzenia bazy tworzy się najczęściej inwenturę czytaną z inwentaryzatora lub wprowadzaną na terminalach sklepowych  lub stanowiskach  sprzedaży hurtowej.

 

3. Wprowadzanie danych z arkuszy spisowych.

 

Po wyborze F1 należy ustalić parametry wprowadzania....

 

- Sposób wprowadzania indeksów towarowych (*):

            - bez skanera

            - ze skanerem klawiaturowym

            - ze skanerem na COM1

            - ze skanerem na COM2

- Towary nie mające kartoteki magazynowej w bazie(*):

            - nie można wprowadzić

            - można wprowadzić po ostrzeżeniu(przy wprowadzaniu ręcznym)

            - można wprowadzić bez ostrzeżenia ( przy pracy z inwentaryzatorem ustawione        domyślnie)

- Dla towarów już ujętych w bazie ponowne wprowadzenie ilości (sumowenej z  poprzednią) (*)

            - jest niemożliwe

            - jest możliwe po ostrzeżeniu ( wprow.reczne)

            - jest możliwe bez ostrzeżenia ( dla  inwentaryzatora ustawione domyślnie)

- Kody kreskowe uzupełniane zerami do trzynastu zanków (przy inwenturze na sklepie          z kasami fiskalnymi [X])

 

- ENTER - wprowadzanie ilości dla wybranego towaru - automatycznie przechdzi do następnego towaru

-F2 -  nowa pozycja , sprawdza możliwość dodania zgodnie z parametrami ustawionymi      po F1

- F3 - kasuj pozycję

- F4 - szukaj

- F5 -  zmiana klucza

- F6 -  zmiana numeru komisji

- F8- Wydruki

            Wstępne wyniki inwentury

            pozwala wybrać następujące parametry:

            - standart wydruku

            - wybór indeksów

            - sposób porządkowania (indeks,nazwa)

            - wybór ceny : zakupu średniej, ostatniej, sprzedazy netto,brutto,detalicznej

            - wykazywać tylko:     niedobory, nadwyżki, różnice, wszystko                            

            - niedobory i nadwyżki wykazane tylko od wartości >= kwota zł.

Zestawienie wstępnych wyników zawiera indeks,nazwę ,jm, ilośc magazynową i stan w wybranych cenach , ilość inwentaryzowaną , wartość ,ilości nadwyżki i niedoboru , wartości nadwyżki i niedoboru.

-F9 - odczyt danych z inwentaryzatora

W przypadku wykorzystania inwentaryzatora OPTICON  należy wstępnie odczytać dane w module magazyn pod pozycją OPTICON .Dane znajdą się wówczas w zbiorze, który będzie dostępny w module inwentury.

Po wybraniu klawisz F9 pojawi się tabela ze zbiorami odczytanym z OPTICON-a, należy go zaznaczyć i wybrać .Dane zostaną zapisane do inwentury .

 

4. Aktualizacja stanów magazynowych klawiszem ENTER.

 

Na klawisz ENTER dokonywana jest aktualizacja czyli przepisanie stanów inwentaryzacyjnych w postaci obrotu inwentury na obroty magazynowe z uaktualnieniem stanów.

 

Aktualizacja dokonywana jest według następujących parametrów:

- dla towarów nieujętych na arkuszach spisowych stany towarów w magazynie

-  ujemne : nie inwentaryzować, potwierdzić stan( było 5 jest 5), zrównać do zera

- dodatnie : wybór jak dla ujemnych

- zerowe : nie inwentaryzować lub potwierdzić stan

 

- czy tworzyć raport z aktualizacji stanów (na drukarkę lub monitor)

 

  F3- cofnięcie aktualizacji (usunięcie inwentury z obrotów).

 

 

5. Wydruki poinwentaryzacyjne.

 

- wydruk różnic inwentaryzacyjnych pozwala wybrać:

            - wydruk wg   ceny zakupu średniej , ostatniej, sprzedaży netto, brutto lub         detalicznej     

            - sposób liczenia vat od ceny,wartości lub w grupach podatkowych

            - wykazywać na wydruku  tylko niedobory, nadwyżki , różnice lub wszystkie stany

 

- wydruk stanu magazynu przed lub po inwenturze pozwala wybrać

            - wszystkie stany lub tylko >0,>=0 , <0,<=0

            - wydrukować podsumy ogólne , w stawkach vat lub z podziałem na + i -

            - policzyć vat od ceny, wartości lub w grupach podatkowych

 

- weryfikacja stanu

  Stwierdzone różnice pomoędzy baza inwentaryzacyjną a magazynem

            - tylko wykazać

            - wyrównać z potwierdzeniem

            - wyrównać automatycznie

Stan powyzszych różnic może powstać gdy przd utworzeniem bazy inwentaryzacyjnej nie zostały wprowadzone wezystkie konieczne dokumenty np. PZ, zestawienie ragonowe lub zczytanie z kasy. Wówczas stany zczytane do bazy nie są prawidłowe i stąd wynikają nieprawidłowe różnice inwentaryzacyjne.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.3.8. Obroty magazynowe .

           

            W module dostępne są do przeglądania wszystkie obroty towarowe uporządkowane według indeksy. numeru dowodu. Moduł służy przedglądu tych danych, a w sytuacjach awaryjnych można zainicjować tu odtwarzanie obrotów magazynowych.

 

____________________________

3.4. Fiskas

Obsługa modułu fiskalnego

W zależności od definicji na Pomocy - w Danych Dodatkowych i Funkcjach magazynowych w module tym będzie obsługiwana kasa fiskalna PS2000 lub drukarka fiskalna DF300 lub TPLine.

Obsługa PS2000,Tango.

W przypadku kasy fiskalnej menu posiadanastępujące rozwinięcie :

 

Cennik  Cennik towarów z magazynu tworzony jest na podstawie maski zgodności lub maski wyłączeń według  indeksu , nazwy lub grupę towarowej, czyli wybraniu lub wyłączeniu określonej grupy lub indeksów. Może być wykonany również na podstawie numeru dokumentu przyjęcia towaru (PZ),przesunięcia magazynowego (MP,MM ), przeceny. Ostatnia opcja pozwala dokonać wwyboru towarów korzystając z podglądu magazynu i odznaczając wybrane indeksy towarowe do przesłania.

 

Do kasy - Przesłanie cennika do wybranego numeru kasy. Przypisania kas do poszczególnych numerów dokonuje się w module Pomocy na Konfiguracji w Opcjach systemu. Do kasy przesłany zostaje ostatnio przygotowany cennik. W przypadku trudności z przesłaniem do kasy należy wykonać na kasie raport Z. W przypadku przesyłania do kasy niewielkich grup towarów nie jest wymagana przerwa pracy na kasie.

Do kasowania - Powoduje przesłanie do kasy indeksów towarowych,które chcemy aby w kasie zostały kasowane. Bazą do przesłania jest ostatnio przygotowany cennik.

 

Z kasy -  Pozwala na  odczytanie z kasy całości sprzedaży dokonanej od momentu poprzedniego zczytania . Po odczytaniu i zapisaniu obrotów magazynowych sprzedaż na kasie zostaje wyzerowana. Zczytywanie sprzedaży można wykonać w dowolnym momencie .Pojedyńczy obrót posiada w nazwie dzień, miesiąc, godzinę i numer kasy. W przypadku kilku odczytów o tej samej godzinie obrót jest modyfikowany.

 

W przypadku zadeklarowania współpracy programu z kasą fiskalną dokumenty typu faktury i rachunki uproszczone tworzą odrębne obroty magazynowe, nie powodując w ten sposób ponownego zdjęcia towaru z magazynu . Warunkiem prawidlowego zdejmowania towarów z magazynu jest wypisanie faktury(rachunku) na podstawie wystawionego wcześniej na kasie paragonu fiskalnego. Klient otrzymując  fakturę(rachunek) zwraca paragon , który powinien zostać dopięty do kopii dokumentu.

Obsługa DF300.

Przed rozpoczęciem  wspólpracy programu z drukarką fiskalną należy wybrać i zdefiniować w Pomocy na Danych Dodatkowych i Funkcjach Magazynowych rodzaje dokumentów , które będą drukowane jednocześnie z paragonem na drukarce fiskalnej. Niezależnie od ustawienia drukowane są paragony. Dodatkowo powinny być drukowane rachunki uproszczone dla osób fizycznych (koniecznie muszą być to dokumenty typu Brutto), do których kopii dopinane są paragony.

Uwaga: Paragon w programie zostanie zapisany po poprawnym zapisaniu paragonu na drukarce fiskalnej. W przypadku błędu przesłania, błędu PTU (zmiana podatku Vat ) paragon w drukarce zostanie anulowany , w komputerze pojawi się komunikat i dokument zostanie anulowany. Jedynie w przypadku wydrukowania niepełnego paragonu fiskalnego na końcu rolki  papieru , po wymianie papieru w drukarce  komputer  otrzyma informację o błędzie transmisji i anuluje paragon a drukarka fiskalna dokończy wydruk paragonu na nowym papierze. Jest to jedyna sytuacja kiedy program nie jest w stanie poprawnie zinterpretować stanu drukarki.

                   Nie należy więc dopuścic do wydruku paragonów po czerwonym pasku oznaczającym koniec papieru drukarki.

_________________

3.5.Dokumenty.

________________________________

3.5.1 Wydania towarów na sklepy.

 

Wydanie towarów na sklepy odbywa się poprzez wystawienie faktury sklepowej oznaczonej symbolem S i kolejnym numerem porządkowym.

Odbiorcą podawanym w nagłówku faktury powinien być sklep posiadający swój indeks w bazie kontrahentów.

 

Przy wystawianiu faktury sklepowej wykonuje się takie same operacje jak przy wystawianiu faktury vat lub rachunku, różnica polega tylko na tym, że z magazynu sczytywane są inne ceny tzn. cena zakupu(lub cena Netto) i cena detaliczna , która wcześniej musi być wprowadzona do magazynu lub ustalona przy przyjęciu towaru na PZ.

 

Wystawienie faktury sklepowej powoduje:

 Zapisanie faktury w zbiorze obrotów magazynowych powodujące zdjęcie towaru z magazynu głównego.

 Wpisanie faktury na obroty sklepu i obciążenie go w wartości Brutto.

 Istnieje możliwość przenoszenia towaru wypisanego na fakturze sklepowej na magazyn sklepowy .

     Należy wówczas w nagłówku faktury na pozycji ostatniej 'przeniesienie na magazyn' podać numer magazynu danego sklepu.

 wydrukowanie faktury sklepowej

 

Sposoby rozliczania sklepów.

1) Rozliczanie ilościowo wartościowe.  Wymaga prowadzenia wydań na sklepy z jednoczesnym przesunięciem towarów na odpowiedni magazyn sklepowy i rozliczanie tego magazynu poprzez wystawianie faktur i rachunków. Takie faktury i rachunki  wystawia się po dokonaniu zmiany numeru magazynu na właściwy numer magazynu sklepowego w module 'Zmiana magazynu'. Wówczas sprzedaż tworzy obroty dla tego magazynu i z tego magazynu sklepowego towar zostaje zdejmowany i schodzi jednocześnie z obciążenia sklepu.

2) Rozliczanie wartościowe sklepu z możliwością wystawiania faktur ze sklepu.  Wymaga wystawiania wydań na sklepy z przesunięciem towarów na magazyn sklepowy, co daje możliwość wystawiania w razie potrzeby faktur lub rachunków. Rozliczenie wartościowe polega na przyjęciach od sklepów tzw. utargów dziennych wprowadzanych jako KP w module odbiorców na konto danego sklepu.

Sposób przyjmowania KP.

- W module odbiorców podświetlić odpowiedniego odbiorcę(sklep)   

- Nacisnąć klawisz [F1] (wpłata)

- Wybrać rodzaj dokumentu jako KP(kasa przyjmie - poprzez naciśnięcie litery P)

- Na pozycji treść wprowadzić napis 'Utarg dzienny'

- Na polu wpłata wprowadzić kwotę utargu

- Wydrukować  KP

3) Rozliczanie wartościowe bez konieczności wystawiania faktur. Ten sposób rozliczania nie wymaga przy wydaniu na sklepy przenoszenia towaru na magazyn sklepowy.(na pozycji ostatniej w nagłówku faktury nacisnąć Enter bez wprowadzania numeru). Dalsze rozliczenia tak jak w punkcie 2.

W module wydań dostępne są następujące operacje:

 [F2] - wydanie na sklepy

 [F3] - usunięcie wybranej faktury

 [F4] - szukanie faktury według dowolnych danych nagłówka faktury

 [F5] - zmiana klucza (sposobu porządkowania) dokumentów (klucz drukowany w prawym górnym rogu)

 [F7] - dodatkowe drukowanie faktury

 [F8] - zestawienie faktur sklepowych za wybrany okres

Chcąc otrzymać zestawienie wydań dla wybranego sklepu w nagłówku zestawienia należy wprowadzić kod sklepu.

Zestawienie sprzedaży i zestawienie Vat wykonane jest w takiej samej formie jak dla rachunków uproszczonych i faktur Vat. Zawiera więc rozbicie wartości netto na stawki zależne od stopy podatku, wyróżnione opakowania i sprzedaż zwolnioną.

[Enter] - przeglądanie lub poprawa podświetlonego dokumentu

 

Wystawianie faktur wewnętrznych (RW)

 

Faktura wewnętrzna inaczej rozchód wewnętrzny  (RW) wyróżniona jest literą R i kolejnym numerem porządkowym.

Rozchód ten np. straty wewnętrzne zdejmowany jest z magazynu po cenach zakupu.

Sposób wystawiania i dostępne operacje w tym module są takie jak dla innych dokumentów sprzedaży.

 

______________________________________

3.5.2 Wydania towarów z magazynu(WZ).

 

Wydania z magazynu dokumentem WZ  stosuje się najczęściej przy wydaniach towaru akwizytorom. Dokument ten wyróżniony jest literą W  i kolejnym numerem porządkowym.

 

Sposób wystawiania dokumentu jest taki sam jak w przypadku faktury czy rachunku z jedną różnicą , w nagłówku dokumentu oprócz indeksu odbiorcy, którym jest kod danego akwizytora należy podać numer jego magazynu.

 

Prawidłowe zakończenie wystawiania WZ spowoduje:

 zmniejszenie stanów w magazynie głównym(w bazie obrotów jako rozchód)

 przeniesienie towarów na odpowiedni magazyn akwizytora(zapis obrotów na tym magazynie jako przychód)

 wprowadzenie tego wydania na obciążenie akwizytora

 

Każdy z magazynów akwizytorów może być przeglądany w module AKW po podaniu numeru właściwego magazynu.

Rozliczanie akwizytora polega na wprowadzaniu wszystkich faktur i rachunków wystawionych przez akwizytora w module Fa (faktury akwizytorów - opisane w p.3.9).

 

____________________________________

3.5.3 Przesunięcia między magazynami.

 

W programie możliwe jest prowadzenie działalności na wielu magazynach.

Dokument MM w postaci MM (jako wydanie ) i MP (jako przyjęcie) pozwala przenosić towary między dowolnymi magazynami, powodując zmniejszenie stanu na jednym i zwiększenie na drugim.

 

Niezależnie w ramach każdego magazynu można wystawiać wszystkie dokumenty typu dostawa(PZ), sprzedaż(faktury i rachunki) prowadząc w ten sposób pełne ich rozliczenie.

Chcąc przeglądać magazyny boczne lub wystawiać dla nich dokumenty należy zmienić numer aktualnie obsługiwanego magazynu w module 'zmiana magazynu' podając właściwy numer. Na planszy głównej ten numer zostanie wyświetlony, i wszystkie operacje (przeglądanie magazynu, sprzedaż) będą dotyczyły tego magazynu.

Chcąc ponownie wrócić do magazynu głównego należy w module zmiana magazynu wykasować numer.

 

Jeden z magazynów bocznych może być wykorzystany jako magazyn części uszkodzonych. Należy wówczas dokumentem MM przenieść odpowiednie ilości na magazyn części uszkodzonych, a po ich wymianie lub naprawie dokumentem MP przenieść ponownie na magazyn główny.

 

Dokumenty MM i MP mogą być przenoszone pomiędzy dwoma komputerami za pomocą dyskietek, dając możliwość przenoszenia dostaw na oddziały dysponujące komputerem.

 

Sposób Przygotowania MM na dyskietce:

1) W module MM na magazynie , z którego wydajemy towar wystawić dokument zawierający:

- w nagłówku podany indeks i dane odbierającego magazynu

- w przypadku, gdy na tym komputerze chcemy mieć dodatkowo towar przeniesiony na magazyn odbierający należy podać ten numer na polu 'przeniesienie na magazyn'

- na pozycjach towarów wprowadzić odpowiednie ilości i ceny do przeniesienia

- określić sposób płatności (najczęściej 7-termin) i dane dodatkowe

2) Po wystawieniu dokumentu wybrać (podświetlić) właściwy dokument i nacisnąć klawisz [F9] - transfer. Włożyć dyskietkę do wybranego napędu i podać nazwę tego  napędu w okienku wyświetlanym na ekranie np. A:  a następnie nacisnąć [Enter]. Po zapisaniu dokumentu (zgaśnie lampka przy napędzie i program powróci do menu MM) dyskietkę wraz z wydrukowanym dokumentem można przewieźć do przewidzianego oddziału.

 

Sposób zgrywania MM z dyskietki na komputer .

1) W module MP na magazynie , na który należy przyjąć towar wystawiać dokument MP

- nacisnąć [F2]

- wprowadzić  w nagłówku dokumentu indeks i nazwę oddziału odbierającego towar taki sam jak był przy wydaniu  MM

- po naciśnięciu klawisza [Enter] na ostatnim polu nagłówka pojawi się okienko z pytaniem skąd sczytać dane

- po podaniu nazwy napędu włożyć dyskietkę

(można przyjąć nazwę wpisaną wstępnie - naciskając [Enter])

  przy jednym napędzie wpisanie a: lub b: odnosi się do tego samego napędu)

- po sczytaniu danych zgaśnie lampka a na wprowadzanym MP pojawią się wprowadzone indeksy, ilości i ceny

- sprawdzić wartość MM z wartością podaną na wydruku oryginalnym

- po sprawdzeniu zgodności przejść do planszy płatność przez naciśnięcie [F2] i wydrukować dostawę

Uwaga:Niezgodność kwot oznacza błąd wczytywania dyskietki lub całkowite jej uszkodzenie. W takim przypadku można ponowić próbę wczytywania (należy przez [ESC] przerwać wprowadzanie i ponownie wykonać wyżej opisane operacje). W przypadku braku poprawy dokument należy wprowadzić ręcznie lub  przy drobnej różnicy zatwierdzić jego wprowadzenie nanosząc na tak wczytanym dokumencie wcześniej znalezione  poprawki.

 

Prawidłowe wprowadzenie dostawy z dyskietki powoduje :

- zwiększenie stanów w magazynie, i uaktualnienie cen sprzedaży

- w przypadku, gdy dany towar nie posiadał indeksu w tym magazynie zostanie on automatycznie utworzony zgodnie z danymi przeniesionymi z magazynu gdzie była tworzona MM na dyskietkę.

 

_____________________________

3.5.4.Zwrot towarów na magazyn.

 

Zwrot towarów na magazyn realizowany jest po cenach zakupu poprzez wystawienie dokumentu ZW.

 

_________________

3.5.5 Nota zwrotna.

 

 

Nota wystawiana jest przy zwrocie towaru do dostawcy nie - Vat-owca. Dokument zdejmuje towar z magazynu  po cenach zakupu. W zbiorze obrotów posiada identyfikator N i kolejny numer porządkowy.

 

 

_____________

3.6 Finanse.

____________________________________

3.6.1 Płatnicy (kartoteka kontrahentów.

 

Moduł kontrahentów (odbiorców i dostawców w jednej bazie) przeznaczony jest do:

- tworzenia , przeszukiwania i poprawy kartoteki kontrahentów

- prowadzenia rozliczeń z odbiorcami

- tworzenia zestawień

Sposoby zakładania kartoteki:

1) W momencie wystawienia dokumentu zakupu lub sprzedaży. Jeżeli dostawca lub odbiorca nie jest zapisany w bazie wówczas można w momencie wystawiania nagłówka dokumentu nadać mu indeks, wprowadzić :nazwę, miejscowość, ulicę i NIP(dla Vat-owców), wówczas po zakończeniu wystawiania dokumentu zostanie on automatycznie zapisany do bazy kontrahentów. W celu uzupełnienia jego danych można je później zmodyfikować w bazie kontrahentów.

2) Wprowadzić indeks i dane kontrahenta bezpośrednio w bazie naciskając klawisz[F2] w module Odb.

Przy wprowadzaniu kontrahenta podaje się następujące dane:

- indeks

- dowolny ciąg 14 znaków

- zalecane stosowanie cyfr w postaci 0001,0002...9999(taka struktura z zerami z przodu powoduje właściwe ze względu na porządkowanie programowe ustawienie tych indeksów).Ponadto indeksy cyfrowe są konieczne przy połączeniu z FK, gdzie indeks łączony jest z przedrostkiem konta odbiorcy lub dostawcy (201lub 202) tworząc w ten sposób pełne konto księgowe

- można wyróżnić dostawców dodając w indeksie literę D i numer 001 i odbiorców przez O i numer 1234

- nazwę własną

- zachować  stały sposób zapisu nazwy w postaci nazwisko imię, lub dla firm nazwa własna firmy i rodzaj zawsze tak samo w nawiasach lub bez np. SOFTMAR S.C.

          MARS hurtownia

          GOBEX Spółka Zoo

lub

"SOFTMAR" S.C

          "MARS" Hurtownia

          "GOBEX" Spółka Zoo

Taki zapis nazwy pozwala łatwo znaleźć firmę po jej nazwie w przeciwieństwie do zapisu w postaci - hurtownia Mars (gdzie hurtowni może być bardzo wiele)

- miejscowość, ulica, telefon

- numer -dla akwizytora

- stały upust

- koncesja

- numer NIP

- BO winien i BO ma

 

W module dostępne są następujące funkcje:

 [F1] - wpłaty na konto kontrahenta

 [F2] - dopisywanie nowego kontrahenta

 [F4] - kasowanie kontrahenta

 [F4] - szukanie kontrahenta według dowolnych danych

 [Enter] - wyświetlenie danych wybranego kontrahenta do przeglądania lub modyfikacji

 [F7] - zestawienie obrotów na koncie kontrahenta zawiera:

- datę wystawienia, dowód, treść, datę zapłaty

- obroty winien i Ma

- saldo Winien i Ma

CTRL F7/ALT F7 - pokazuje pozycje nierozliczone kontrahenta lub wszystkich z automatycznym podzaiłem na faktury przeterminowane lub nie.

na podglądzie tym dostępne są dodatkow następujące klawisze

                        - F2 - zmaina daty do przeliczeń

                        - F6 - filtr  tylko należności <> 0,>0 , <0,tylko zobowiązania <>0,>0,<0

                        - F5 - zmiana sposobu porządkowania - kontrahent+ termin,kontrahent +                                  dowód

                        - F8 - sumy zbiorcze przedstawiają

                                    - należności i zobowiązania razem i po terminie oraz aktualne                                         saldo kontrahenta

 

 [F8] - zestawienia

- Kontrahentów - z Saldami lub Bez  - Wn >0 , Ma<0, Enter-wszystkich

- Obrotów'

- Sald (Wn>0, Ma>0 Enter - wszystkich)

- Wpłaty na wybrany dzień (na podstawie terminu zapłaty)

- Faktury niezapłacone na dzień

Wydruk faktur nierozliczonych pozwala wybrać do wydruku:

- rodzaje dokumentów

- pozycje wszystkie ,tylko należności lub tylko zobowiązania

- sposób grupowania wg.kontrahentów lub terminów

- wyliczać sumy grup

- uwzględnić spóźnienia wszystkie,tylko większe niż,wybrane z przedziału,tylko niespóźnione.

 

 

Wybór zestawień poprzez naciśnięcie litery wytłuszczonej

 

Sposób realizacji wpłat.

Wybrać (podświetlić) kontrahenta, na którego będzie realizowana wpłata lub wypłata[km1]  i nacisnąć [F1]

Wybrać typ dokumentu jako: KP, KW lub  pRzelew, wypLata, Bank naciskając pogrubioną w tekście literę

 Realizując wpłatę można skorzystać z pomocy w postaci podglądu faktur niezapłaconych. Po wybraniu dokumentu KP będąc na pozycji indeks odbiorcy nacisnąć klawisz[F1]. Pojawi się tablica z fakturami niezapłaconymi. Należy wybrać strzałkami odpowiednią pozycję (czyli fakturę do zapłaty) i nacisnąć [Enter],lub klawiszem INS zaznaczyć kolejne płacone faktury. Naciskając [Enter] na poszczególnych polach okienka zapłaty (data, numer dowodu, treść operacji, kwota zapłaty) zatwierdzać kolejne dane wpisywane automatycznie na KP w postaci:

- data wpłaty jako aktualna data komputerowa

- dowód jako KP i numer kolejny

- treść operacji przepisywana jest automatycznie z podglądu treści faktur nierozliczonych.

- kwota zapłaty tworzona automatycznie

Ręczne wpisanie tręści lub kwoty nie powoduje automatycznego zdjęcia z faktur niezapłaconych.

W przypadku innej kwoty wpłaty (zapłaty częściowej za fakturę) zmienić tę wartość na właściwą. W takim przypadku na uznanie odbiorcy wpisywana jest kwota wpłacona, a faktura pozostaje jako niezapłacona z kwotą równą różnicy kwoty całkowitej i zapłaty częściowej. Przy zapłacie całkowitej faktura jest kasowana ze zbioru faktur niezapłaconych.

 

Wystawianie przelewów.

Realizowane  są przy wywołaniu Banków .Wcześniej należy w module pomocy wprowadzić dane banków i dane Firmy.

____­­­­­­_______

3.5.2 Kasa.

 

Moduł przeznaczony jest do rejestracji operacji kasowych. Można w nim wystawiać dowolne dokumenty przyjęcia i wydania z kasy. Wskazane jest jednak aby rozliczenia z odbiorcami ( również poprzez wystawianie dokumentu KP) prowadzić w module kontrahentów. Tam bowiem wbudowane są dodatkowe funkcje (typu podgląd faktur niezapłaconych) ułatwiające rozliczanie. Wystawione tam dokumenty zostaną oczywiście wpisane do raportu kasowego. W raporcie kasowym wpisywane są ponadto wpłaty do kasy z tytułu zapłaty gotówką za fakturę, wypłaty z kasy KW i inne rozliczenia kasowe.

Raport kasowy wykonywany jest na zlecenie na klawisz F2 jeden raz w ciągu dnia. Nagłówek raportu podaje numer  raportu, numer kasjera, stan poprzedni , stan przychodów , stan rozchodów, stan końcowy.

Obroty dla danego raportu przegląda się naciskając klawisz F7.

 

Wydrukowany  Raport kasowy dla danego kasjera dzienny lub miesięczny zawiera następujące informacje:

- datę

- dowód ( faktura, PZ, KP...)

- numer dokumentu (raportu kasowego)

- indeks, nazwa, adres płatnika

- treść operacji ( sprzedaż, zakup...)

- kwotę przychodu

- kwotę rozchodu

W podsumowaniu znajduje się :

                        - Saldo początkowe,

                        - Saldo końcowe

                        - razem za faktury

                        - razem za rachunki uproszczone

                        - razem za korekty rachunków i faktur Vat

                        - razem za PZ

                        - razem KP

                        - razem KW

W module realizowane są następujące operacje:

- [F1] wprowadzanie na kasie dokumentów KP i KW

- [F2] wprowadzanie nowego raportu

- [F3] kasowanie dokumentu

- [F4] szukanie

- [F7] przeglądanie obrotów do danego raportu

- [F8] sprawozdanie dzienne , miesięczne ( drukowanie pełnego raportu kasowego)

 

 

 

___________

3.6.3 Kasa główna .

 

            Kasa główna (nadrzędna)  prowadzona w niektórych firmach niezależnie od kas związanych z konkretnym kodem i hasłem użytkownika

 

_______________

3.6. Zestawienia.

 

          Moduł w którym wykonuje się wszystkie opisane wcześniej zestawienia sprzedaży,korektwedług dokumentów oraz dodatkowe zestwienia magazynowe

__________

3.7.Pomoc.

_________________________

3.7.1 Konfiguracja systemu

 

Opcje

- Ustwienie kodów sterujących do drukarki  Można dokonać przyporządkowania określonego typu drukarki do wybranego stanowiska sieciowego (dla każdego innej) i zadeklarować podstawowe kody do nieznanego typu drukarki

- Definicja słownika  pozwala określić sposób wyświetlania danych w słowniku magazynowym

     Podaje jakie dane , w jakiej kolejności i formacie powinny być wyświetlane

     - indeks towaru , cena detaliczna, ,stan końcowy-dla sklepu

     - indeks towaru ,stan końcowy, cena netto,- dla hurtowni.

-Scieżka do programu FK

- Numery kas -podaje się numer kasy i numer RS-a

 

 

Parametry dokumentów

     - sposób liczenia podatku Vat od wartości Netto (stanowiącej sumę wartości Netto pojedyńczych pozycji na fakturzeb ) lub jako sumę podatku Vat  poszczególnych pozycji

     - dopisek do numeru faktury

- dopiski do faktury ( drukowany na końcu faktury)

- uwagi jakościowe ( 2 linie)

- wysuw strony po fakturze (Tak lub Nie)

- ilość linii po wydruku ( stosowana gdy brak wysuwu strony )

- kwota zaokrągleń wartości Netto, Podatku i Brutto

- zapis paragonu do kasy Tak/Nie ( wybór tak powoduje zapis każdego paragonu do kasy, Nie  powoduje zapis do kasy w momencie wystawienia faktury zbiorczej)

- wydruk na papierze pojedynczym Tak/Nie ( na papierze pojedynczym drukuje osobno ORYGINAŁ i KOPIA , a z przebitką napis ORYGINAŁ-Biały  KOPIA-Kolor

- Rodzaj dokumentu PZ brutto - dla sklepów , netto - dla hurtowni.

 

Do zatwierdzenia zmian należy nacisnąć łącznie klawisze [Ctrl] i [Enter].

 

 

Dekretacja - moduł deklaracji połączenia z systemem FK.

Dla każdego pojedynczego dokumentu ( faktura, PZ, MM, wydania na sklepy) przedstawiony jest sposób rozdekretowania . Zadaniem księgowego jest wpisanie odpowiednich symboli kont deklarowanych w systemie FK. Podczas wykonywania zestawień sprzedaży, zakupów, MM lub wydań na sklepy może być tworzony zbiór

Dane dodatkowe

- deklaracja użytkowników systemu - należy podać :

               - kod użytkownika

               - nazwę

               - hasło

               - nazwisko i imię osoby drukowane w pozycji wystawiający fakturę

- uprawnienia ( dotyczą elementarnych czynności w każdym module. Zmiany uprawnień pomiędzy  Tak lub Nie  dokonuje się klawiszem Spacji)

               - numer magazynu do którego ma dostęp dany użytkownik.

- deklaracja stopy i daty zmiany odsetek

- dane dotyczące magazynu:

- sposób zaokrąglenia ceny netto , brutto i detalicznej - 1 - oznacza zaokrąglenie do złotówki, 0.10 do 10 groszy ,0,01 do jednego grosza.

- wybór sposobu liczenia marży : rachunkiem 100 - Tak  przy Nie - liczenie rachunkiem prostym.

- wybór sposobu wyświetlania podglądu towarów w słownikach według indeksu lub nazwy

- ilość cen detalicznych

- stopy podatków

- początek indeksu dla opakowania Tak/ Nie

- magazyn rozliczany w cenie zakupu Tak/ Nie ( przy nie rozlicz w cenach ewidencyjnych)

- znak początkowy dla indeksu usługi

- akcyza Tak/Nie

- wartość akcyzy

- funkcje magazynowe czyli

              - nazwy magazynów

              - rodzaje faktur (rachunków) dla wybranego magazynu Netto,Brutto

              - kasy fisklane Tak/Nie

              - drukarki  fiskalne Tak/Nie

 

- edycja danych firmy oraz banków( dane potrzebne do wystawiania przelewów)

- wybór standartu polskich liter  Latin, Mazowia lub bez polskich liter

 

 Moduł deklaracji połączenia z systemem FK.

 Archiwizacja danych  - opisana dokładnie w p 3.15.1

 Data zamknięcia pozwala ustawić hasło i datę poniżej której nie można poprawiać ani wprowadzać żadnych dokumentów.

 Aktualizacja stanów umożliwia wyliczenie (na podstawie obrotów) stanu magazynu na dzień po podaniu stanu początkowego, z możliwością uśredniania cen średnich zakupu.

 Bilans zamknięcia roku powoduje przepisanie stanów końcowych z roku bieżącego na stany początkowe roku następnego. Opis zamknięcia roku w p4.

 CFG  jako dane dodatkowe - dokładny opis w p 3.15.2

 

___________________________

3.16.1 Archiwizacja danych.

 

Operacja archiwizacji ( kopiowania )danych jest konieczna w celu zapewnienia ciągłej pracy systemu w sytuacjach awaryjnych typu uszkodzenie sprzętu i konieczności przeniesienia danych na inny komputer.

Kopiuje się zawsze wszystkie dane (od początku do dnia bieżącego, nie ma dopisywania częściowych danych na dyskietki). Dlatego zalecane jest posiadanie dwu zestawów dyskietek do kopiowania i  wykonywanie kopii na zmianę w dni parzyste jeden zestaw, dni nieparzyste drugi. W ten sposób istnieje dodatkowe zabezpieczenie w wypadku uszkodzenia lub błędu na jednym z zestawów.

Kopiowanie wykorzystuje jeden z systemowych programów Backup.

Do kopiowania należy wykorzystywać sformatowane dyskietki.

 

Sposób wykonywania kopii danych.

Po wywołaniu archiwizacji pojawia się ramka, w której wpisuje się napęd, na który należy kopiować dane lub zatwierdzić [Enterem] napęd podany domyślnie.

 Po pojawieniu się napisu

'insert  backup diskiette no 001 in drive A: ( lub inny wybrany)...'  i sygnału dzwiękowego włożyć dyskietkę do zadeklarowanego napędu i nacisnąć dowolny klawisz.

 W przypadku prawidłowego skopiowania lampka w napędzie gaśnie i program powraca do modułu pomocy. Dyskietkę należy wyjąć z napędu.

 W przypadku większej ilości danych po zapisie pierwszej dyskietki pojawi się napis 'insert backup dyskiette no 002 (lub kolejny) in drive A:...' należy włożyć dyskietkę z kolejnym numerem i nacisnąć dowolny klawisz. Po zakończeniu program przejdzie do modułu pomocy.

 

Uwaga...

Odtwarzanie czyli kopiowanie zarchiwizowanych danych jest możliwe tylko przez programistę po stwierdzeniu przyczyn awarii i konieczności odtworzenia danych.

Dane systemowe czyli:

- deklaracja użytkowników systemu - należy podać :

               - kod użytkownika

               - nazwę

               - hasło

               - nazwisko i imię osoby drukowane w pozycji wystawiający fakturę

- uprawnienia ( dotyczą elementarnych czynności w każdym module. Zmiany uprawnień pomiędzy  Tak lub Nie  dokonuje się klawiszem Spacji)

               - numer magazynu do którego ma dostęp dany użytkownik.

- deklaracja stopy i daty zmiany odsetek

- dane dotyczące magazynu:

- sposób zaokrąglenia ceny netto , brutto i detalicznej - 1 - oznacza zaokrąglenie do złotówki, 0.10 do 10 groszy ,0,01 do jednego grosza.

- wybór sposobu liczenia marży : rachunkiem 100 - Tak  przy Nie - liczenie rachunkiem prostym.

- wybór sposobu wyświetlania podglądu towarów w słownikach według indeksu lub nazwy

- ilość cen detalicznych

- stopy podatków

- początek indeksu dla opakowania Tak/ Nie

- magazyn rozliczany w cenie zakupu Tak/ Nie ( przy nie rozlicz w cenach ewidencyjnych)

- znak początkowy dla indeksu usługi

- akcyza Tak/Nie

- wartość akcyzy

- edycja danych firmy oraz banków( dane potrzebne do wystawiania przelewów)

- wybór standartu polskich liter  Latin, Mazowia lub bez polskich liter

 

 Moduł deklaracji połączenia z systemem FK.

Dla każdego pojedynczego dokumentu ( faktura, PZ, MM, wydania na sklepy) przedstawiony jest sposób rozdekretowania . Zadaniem księgowego jest wpisanie odpowiednich symboli kont deklarowanych w systemie FK. Podczas wykonywania zestawień sprzedaży, zakupów, MM lub wydań na sklepy może być tworzony zbiór dekretów zgodnie z podanym sposobem rozksięgowania. Zbiory te widoczne są w systemie FK i dołączane przez księgowego.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

_______________________________________________________

4. ZAKOŃCZENIE ROKU.

_______________________________

 

Zakończenie roku czyli przeprowadzenie Bilansu Otwarcia polega na:

 przepisaniu starego magazynu do nowej bazy magazynowej w której:

- stany początkowe równe są stanom końcowym poprzedniego roku

- wszystkie ceny są równe cenom na koniec roku zamykanego

 baza kontrahentów i baza obrotów jest ciągła dla kolejnych lat.

 pozostałe bazy dokumentowe i obrotów magazynu tworzone są od stanu początkowego z numeracją od 1

 wszystkie bazy posiadają wpisany w nazwie rok rozliczeniowy

 

Aby przeprowadzić operację zmiany roku należy:

1. Wprowadzić inwentaryzację w starym roku.

2. Zmienić na nowy rok w programie 'Hurt' - moduł Zmiana roku na planszy głównej.

3. Przejść do modułu Stan .

4. W module tym wybrać funkcję Bilans Otwarcia  poprzez naciśnięcie litery B.

5. Podać jako rok dołączenia rok poprzedni.

Uwaga...

Operację bilansu otwarcia można wykonać ponownie już po rozpoczęciu pracy w nowym roku(czyli istnieniu obrotów). Wówczas program uaktualni na nowo stany początkowe w magazynie i na podstawie istniejących już obrotów wyliczy właściwe stany  końcowe. Operacja ta jednak powoduje zmianę cen średnich zakupu, dlatego wykonywane wcześniej w nowym roku zestawienia uwzględniające ceny średnie nie będą aktualne. Wskazane jest zatem wykonywanie operacji bilansu przed rozpoczęciem pracy w nowym roku.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

_______________________________________________________

5.WDROŻENIE SYSTEMU.

 

Po zakupieniu systemu i wstępnym zapoznaniu się z jego możliwościami oraz po przeczytaniu niniejszej instrukcji użytkownik powinien podjąć następujące działania:

 Przeszkolić pracowników hurtowni w zakresie obsługi systemu

 Przeanalizować potrzeby zakładu pod kontem opracowania odpowiednich indeksów materiałów w magazynie

 Przeprowadzić inwentaryzację magazynu

Bezpośrednio przed rozpoczęciem pracy wprowadzić do magazynu wszystkie towary dla których stan początkowy równy jest stanowi końcowemu, a wszystkie ceny zakupu są sobie równe.

Każdy następny towar będzie wprowadzany do magazynu tylko dokumentem PZ.

Uwaga...

Nabywca licencji na użytkowanie programu komputerowego "HURT" ma prawo korzystania z programu na stanowiskach zainstalowanych przez programistów.

Nabywca nie może sprzedać lub udostępnić programu osobom trzecim i zobowiązuje się do ochrony systemu.

Autorzy gwarantują prawidłowe działanie programu. tzn. zgodne z powyższym opisem przy zachowaniu odpowiednich warunków pracy komputera i sposobu eksploatacji programu.

Za odpowiednie warunki pracy uważa się:

- brak dostępu do komputera osób niepowołanych (ochrona przed grami    komputerowymi i wirusami).

- ciągłą pracę komputera

  Uwaga :

  Firma nie bierze odpowiedzialności za uszkodzenie danych wynikające z braku prądu       lub uszkodzenia komputera

- prawidłowe włączanie i wyłączanie komputera i urządzeń zewnętrznych(drukarek)

Za prawidłową eksploatację programu uznaje się:

- wykonywanie wszystkich dostępnych operacji zgodnie z instrukcją obsługi

- codzienne wykonywanie kopii danych na dyskietki

- zachowywanie w archiwum kopii wszystkich dokumentów(szczególnie paragonów sprzedaży)

- wykonywanie zestawień sprzedaży dziennej i porównywanie ich z wystawionymi dokumentami

Autorzy programu nie ponoszą żadnej odpowiedzialności  za skutki wykorzystania programu.

W razie stwierdzenia błędnego, tzn. niezgodnego z niniejszą instrukcją działania programu należy zgłosić ten fakt autorom programu.

 

Nasz adres:

66-400 Gorzów Wlkp

ul. Sczanieckiej 41

tel. 7214-856

Życzymy przyjemnej pracy.