S.C. "SOFTMAR-MM" - Gorzów Wlkp

Nasz adres:

66-400 Gorzów

ul. Pocztowa 1

tel. 214-856

 

 

 

 

 

 

 

 

 

SYSTEM

 

 

"KADRY- PŁACE"

 

 

 

Dokumentacja

 

 

 

 

 

 

 

Autorzy:

M.M. Klimek

 

 

Gorzów Wlkp 2002

S.C. "SOFTMAR-MM" - Gorzów Wlkp

 

 

____________________________________________________________

Spis treści

 

1. Ogólna charakterystyka systemu ................................................................

1.1 Struktury danych ..........................................................................,    

2. Obsługa systemu .....................................................................................       

          2.1 Rozpoczęcie i zakończenie pracy ......................................................

          2.2 Podstawowe zasady obsługi klawiatury ........................................... 

          2.3 Posługiwanie się systemem 'Menu' .................................................

          2.4 Wprowadzanie danych w oknach edycyjnych ....................................

          2.5 Korzystanie z pomocy słowników ....................................................

3. Opis modułów ........................................................................................

          3.1 Kadry ........................................................................................

                    3.1.1 Kartoteka kadrowa .........................................................

                   3.1.2 Ewidencja czasu pracy .....................................................

                   3.1.3 Zestawienia kadrowe ......................................................

3.2 Płace .........................................................................................

   3.2.1 Definicje składników  .......................................................

                   3.2.2 Definicje list płac..............................................................

3.2.3 Listy pracowników............................................................

3.2.4 listy płac............................................................................

3.2.5 Etapy przygotowywania list płac - podsumowanie ..............

3.2.6 Druki umów zleceń i umów o dziło ....................................

          3.3 Podatki ......................................................................................

                   3.3.1 Wydruki  PIT4, PIT8, PIT11, PIT40 ..................................

3.4 Moduł ZUS .................................................................................

    3.5 Zestawienia..................................................................................

           3.6 Zmiana roku ................................................................................

          3.7 Operacje pomocnicze ......................................................................

                   3.7.1 Kody płacowe i kadrowe....................................................

                   3.7.2 Kalendarz........................................................................

                   3.7.3 Archiwizacja danych..........................................................

                   3.7.4 Definicja nagłówka.. ..........................................................

                   3.7.5 Cfg...................................................................................

4. Wdrożenie systemu .....................................................................................

 

 

 

 

 

 

 

 

 

WSTĘP

____________________________________________________________

 

 

            Program komputerowy "KADRY - PŁACE" przeznaczony jest do prowadzenia płnej dokumentacji kadrowo - płacowej w tym:

- rejestracja danych kadrowych o pracownikach

- rejestracja nieobecności w ciągu całego roku i zestawienia nieobecności za dowolny okres według rodzaju  nieobecności

- wystawiania dokumentów typu : umowa o pracę , świadectwo pracy, karta urlopowa

- tworzenia zestawień pracowników według dowolnych parametrów kartoteki osobowej

typu: staż pracy, data zatrudnienia, uprawnienia zawodowe,     

- wystawiania dokumentów PIT4, PIT8, PIT11, PIT40

-liczenie płac zgodnie z zadeklarowanymi wcześniej listami  i zdefiniowanymi skladnikami

 

Program "KADRY-Płace" może pracować w wersji jedno lub wielostanowiskowej.

 

Wymagania sprzętowe:

 komputer klasy AT z procesorem 80286 lub lepszym( 386,486)

 dysk twardy zależnie od ilości wystawianych dokumentow min 40 MB

 co najmniej 1 napęd dyskietek ( najlepiej 1.44 MB)

 monitor

 drukarka

 UPS - urządzenie zabezpieczające komputery przed zanikiem napięci w sieci (zalecane dla zabezpieczenia systemu)

 system operacyjy DOS (na jedno stanowisko) lub jeden z systemów sieciowych (Net Ware Lite lub NOVELL) dla wersji wielostanowiskowej .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

___________________________________________

1. OGÓLNA CHARAKTERYSTYKA SYSTEMU.

 

_____________________

1.1 Struktury danych.

 

System wykorzystuje kilka rodzajów danych .

1. Rekord podstawowy dane pracowników zawiera :

- Indeks pracownika

- Nawisko i imiona

- nazwisko panieńskie, płeć

- imiona ojca i matki

- nazwisko panieńskie matki

- pochodzenie społeczne

- data i miejsce urodzenia

- data ślubu i imię współmałżonka

- dane o miejscu stałego i czasowego zameldowania

- dane dokumentów typu dowód i paszport

- wykształcenie ( rodzaj, miejsce,  staż)

- zatrudnienie ( data, warunki umowy, stanowisko, ....)

- stawki płacowe (pozycje definiowane zależnie od firmy)

- ewidencja wojskowa

- dane o dzieciach

- poprzednia praca( wszystkie miejsca i czas zatrudnienia)

- posiadane zawody i uprawniania

- przyznane odznaczenia i kary

 

2. Rekord kalendarzowy zawiera : numer miesiąca, dzień i  typ dnia (roboczy, sobota wolna, robocza, święto)

3. Rekord nieobecności zawiera : numer miesiaca, dzień i rodzaj nieobecności zadeklarowany przez operatora w słowniku ( np. chorobowe, urlop bezpłatny, urlop płatny).

4. Rekord umowy o pracę i świadectwa pracy .

5. Rekord płacowy.

6. Rekord podatkowy.

 

 

__________________

1.2 Wydawnictwa.

 

System pozwala uzyskać następujące wydruki:

 wydruk wszystkich pracownków

 wydruk pracowników spłniających  wskazane warunki typu: staż pracy, wiek, ilość dzieci , wielkości zarobków

 zestawienie nieobecności dla wszystkich, lub pojedyńczego pracownika za dowolny miesiąc lub rok według rodzajów nieobecności

wydruki umowy o pracę, Swiadectwa pracy, karty urlopowe

wydruki PIT4, PIT8, PIT11, PIT40

wydruki typów list i składników tych list

wydruki pracowników na liście i wydruki listy płac

wydruki wstępne tzw matryce do list płac zawierające nazwiska pracowników i tabele do wpisywania n awydruku danych typu premie, nadgodziny, zaliczki itp.

 

Uwagi...

 Wszystkie wydruki mogą być wykonywane na monitor  lub drukarkę. Przed wydrukiem należy podać ilość lini na stronie . Podając zero  otrzymamy wydruk ciągły , inna liczba spowoduje stronnicowanie z zadaną ilością lini.

 Drukowanie może być w dowolnej chwili przerwane przez operatora po naciśnięciu klawisz [ESC]. Wydruk będzie niepłny z zaznaczeniem przerwania przez operatora.

 

_______________________________________________________

2.OBSłUGA SYSTEMU.

 

____________________________________

2.1 Rozpoczęcie i zakończenie pracy.

 

Aby rozpocząć pracę z systemem "KADRY" na jednym komputerze w wersji jednostanowiskowej należy:

włączyć komputer do sieci

 poczekać na załadowanie się systemu operacyjnego - pojawi się znak zachę

 poczekać na załadowanie się systemu operacyjnego - pojawi się znak zachęty C:\

 wywołać program startowy wskazany przez programistę - czyli napisać  KADRY i potwierdzić wybór naciskając [ENTER]

po pojawieniu się planszy tytułowej można rozpocząć pracę

 

Aby zakończyć pracę z systemem należy:

 z dowolnego modułu programu przejść do 'menu głównego' poprzez naciśnięcie klawisza [ESC]

po pojawieniu się pytania 'powrót do głównego menu T/N ?' odpowiedzieć  'TAK" wciskając małą lub dużą literę [T]

po pojawieniu się planszy głównej z napisem "KADRY" przejść na ostatnią pozycję modułu Powrót lub Koniec i nacisnąć [ENTER]

 po zgłoszeniu się systemu operacyjnego - pojawi się napis C:\  można wyłączyć komputer



Dla wersji sieciowej przy starcie systemu należy:

włączyć komputer główny (File Server) do sieci

poczekać na załadowanie się systemu - pojawi się napis C:\

wywołać program startowy KADRY i potwierdzić wybór [ENTEREM]

 po pojawieniu się planszy tytułowej można rozpocząć pracę na stacjach  czyli:

- włączyć stacje (w jednym napędzie  powinna znajdować się dyskietka startowa)

- poczekać na załadowanie się systemu - pojawi się napis A:\

- wywołać program K ADRY i potwierdzić [ENTEREM]

- po pojawieniu się planszy tytułowej można rozpocząć pracę na stacji

Uwaga ...

Dla Nowela 3.11 lub innego w wersji dedykowanej  na komputerze głównym nie pracuje się z programem. Dlatego po załadowaniu systemu można przejść do pracy na stacjach tak jak opisano poniżej.

Przy zakończeniu pracy w systemie sieciowym należy kolejno:

 zakończyć pracę z programem na wszystkich stacjach (przechodząc na planszy tytułowej na pozycję wyjście i nacisnąć [ENTER]

 wyłączyć stacje z sieci

 na komputerze głównym zakończyć pracę z programem - pozycja wyjście i nacisnąć ENTER]

przejść na dysk sieciowy wpisując F: [ENTER]

wpisać komendę Console [Enter]

po pojawieniu się napisu Login: wprowadzić komendę Down [Enter]

jeżeli na  monitorze pojawi się komunikat

     "Baza has been shutdown . Please reboot to restart." można wówczas wyłączyć komputer

W przypadku pojawienia się innego komunikatu najczęściej zakończonego pytaniem "HALT NETWORK ?" to znaczy - czy zatrzymać pracę komputera głównego pomimo nieprawidłowej sytuacji np wyłączenia stacji bez prawidłowego wyjścia z programu - należy odpowiedzieć Nie czyli nacisnąć N [ENTER].

Komputer główny nie zatrzyma pracy lecz przejdzie w stan oczekiwania na ponowną komendę Down. Należy w tym czasie sprawdzić czy stacje są wyłączone i ponowić komendę Down i nacisnąć [Enter].  Gdy komunikat nadal nie jest poprawny należy na stacjach powtórzyć operację wejścia i wyjścia z  programu i ponownie podać komendę Down [Enter].

Uwaga !

Niedopuszczalne jest wyłączanie komputera podczas pracy systemu. Może to spowodować utratę wprowadzanych danych lub zakłócenie pracy systemu.

 

W celu zabezpieczenia przed nieprzewidzianymi wyłączeniami prądu zaleca się instalowanie UPS (urządzenia podtrzymującego napięcie na komputerach przez około pół godziny po zaniku napięcia w sieci). Pozwala to na eliminację wyłączeń komputera przy niewielkich spadkach napięcia, krótkotrwałych wyłączeniach  prądu, a w sytuacjach krytycznych na prawidłowe wyjście z programu.

Zanik napięcia powoduje włączenie UPS-a czyli utrzymanie napięcia na komputerach i włączenie przerywanego sygnału dŸwiękowego (zapali się lampka 'praca z bateri'). Niektóre UPS-y podają czas do zakończenia pracy , inne pod koniec tego czasu zwiększaja częstotliwość dŸwięku. Można popracować do tego momentu a następnie zakończyć wykonywane operacje i prawidłowo wyjść z programu i wyłączyć komputer.

 

_______________________________________

2.2 Podstawowe zasady obsługi klawiatury.

 

          Pisząc na klwiaturze piszemy w miejscu, gdzie na monitorze znajduje się mrugający znak tzw. kursor.

Dla klawiatury komputerowej opisane są poniżej funkcje grup i pojedyńczych klawiszy.

1. Klawiatura Alfa-numeryczna

     Znajduje się w centrum klawiatury i służy do wprowadzania : liter, cyfr i znaków typu :, ", <, >, ?, !, $, %, (, {, . Chcąc wprowadzić duże litery lub górne znaki z klawisza należy nacisnąć klawisz [Shift](lewy lub prawy)i jednocześnie wybrany klawisz lub klawisz [Caps Lock], (zapali się lampka o takiej samej nazwie w prawym górnym rogu klawiatury) powodujący przestawienie klawiatury w zapis tylko dużych liter. Ponowne naciśnięcie [Caps Lock] powoduje powrót do poprzedniego trybu pracy.

 

 

 

2. Klawisze funkcyjne F1..F12

     Znajdują się w górnej części klawiatury. Ich znaczenie opisane jest dokładnie w programie na poszczególnych planszch Menu najczęściej w ostatniej lini ekranu. Naciśnięcie klawisza z danym numerem powoduje automatycznie wybranie funkcji opisanej przy nazwie klawisza.

 

 

3. Klawiatura numeryczna

     Znajduje się po prawej stronie klawiatury i posiada podwójny opis klawiszy tj.:  cyfry i funkcje typu : Home, End, PgUp, PgDn, Del, strzałki , ,