S.C.
"SOFTMAR-MM" - Gorzów Wlkp
Nasz adres:
66-400 Gorzów
ul. Pocztowa 1
tel. 214-856
SYSTEM
"KADRY- PŁACE"
Dokumentacja
Autorzy:
M.M.
Klimek
Gorzów Wlkp 2002
S.C.
"SOFTMAR-MM" - Gorzów Wlkp
____________________________________________________________
Spis treści
1.
Ogólna charakterystyka systemu
................................................................
1.1 Struktury danych
..........................................................................,
2. Obsługa
systemu
.....................................................................................
2.1
Rozpoczęcie i zakończenie pracy
......................................................
2.2
Podstawowe zasady obsługi klawiatury ...........................................
2.3
Posługiwanie się systemem 'Menu'
.................................................
2.4
Wprowadzanie danych w oknach edycyjnych ....................................
2.5
Korzystanie z pomocy słowników ....................................................
3. Opis modułów
........................................................................................
3.1
Kadry
........................................................................................
3.1.1
Kartoteka kadrowa .........................................................
3.1.2
Ewidencja czasu pracy .....................................................
3.1.3
Zestawienia kadrowe ......................................................
3.2 Płace .........................................................................................
3.2.1 Definicje składników
.......................................................
3.2.2
Definicje list płac..............................................................
3.2.3 Listy
pracowników............................................................
3.2.4 listy płac............................................................................
3.2.5 Etapy przygotowywania list
płac - podsumowanie ..............
3.2.6 Druki umów zleceń i umów o
dziło ....................................
3.3
Podatki
......................................................................................
3.3.1
Wydruki PIT4, PIT8, PIT11, PIT40
..................................
3.4 Moduł ZUS .................................................................................
3.5
Zestawienia..................................................................................
3.6 Zmiana roku
................................................................................
3.7
Operacje pomocnicze
......................................................................
3.7.1
Kody płacowe i kadrowe....................................................
3.7.2
Kalendarz........................................................................
3.7.3
Archiwizacja danych..........................................................
3.7.4
Definicja nagłówka.. ..........................................................
3.7.5
Cfg...................................................................................
4. Wdrożenie systemu
.....................................................................................
WSTĘP
____________________________________________________________
Program
komputerowy "KADRY - PŁACE" przeznaczony
jest do prowadzenia płnej dokumentacji kadrowo - płacowej w tym:
- rejestracja danych kadrowych o pracownikach
- rejestracja nieobecności w ciągu całego roku i
zestawienia nieobecności za dowolny okres według rodzaju nieobecności
- wystawiania dokumentów typu : umowa o pracę , świadectwo
pracy, karta urlopowa
- tworzenia zestawień pracowników według dowolnych parametrów kartoteki osobowej
typu: staż pracy, data zatrudnienia, uprawnienia
zawodowe,
- wystawiania dokumentów PIT4, PIT8, PIT11, PIT40
-liczenie płac zgodnie z zadeklarowanymi wcześniej
listami i zdefiniowanymi skladnikami
Program "KADRY-Płace" może pracować w wersji jedno lub
wielostanowiskowej.
Wymagania sprzętowe:
komputer klasy AT z procesorem 80286 lub lepszym( 386,486)
dysk twardy zależnie od ilości wystawianych dokumentow min 40 MB
co najmniej 1 napęd dyskietek ( najlepiej 1.44 MB)
monitor
drukarka
UPS - urządzenie zabezpieczające komputery
przed zanikiem napięci w sieci (zalecane dla zabezpieczenia systemu)
system operacyjy DOS (na jedno stanowisko)
lub jeden z systemów sieciowych (Net Ware Lite lub NOVELL) dla wersji
wielostanowiskowej .
___________________________________________
1. OGÓLNA CHARAKTERYSTYKA
SYSTEMU.
_____________________
1.1 Struktury danych.
System wykorzystuje kilka
rodzajów danych .
1. Rekord podstawowy dane pracowników zawiera :
-
Indeks pracownika
-
Nawisko i imiona
-
nazwisko panieńskie, płeć
-
imiona ojca i matki
-
nazwisko panieńskie matki
-
pochodzenie społeczne
-
data i miejsce urodzenia
-
data ślubu i imię współmałżonka
-
dane o miejscu stałego i czasowego zameldowania
-
dane dokumentów typu dowód i paszport
-
wykształcenie ( rodzaj, miejsce, staż)
-
zatrudnienie ( data, warunki umowy, stanowisko, ....)
-
stawki płacowe (pozycje definiowane zależnie od firmy)
-
ewidencja wojskowa
-
dane o dzieciach
-
poprzednia praca( wszystkie miejsca i czas zatrudnienia)
-
posiadane zawody i uprawniania
-
przyznane odznaczenia i kary
2. Rekord kalendarzowy zawiera : numer miesiąca, dzień i typ dnia (roboczy, sobota wolna, robocza, święto)
3. Rekord nieobecności zawiera : numer miesiaca, dzień i rodzaj nieobecności
zadeklarowany przez operatora w słowniku ( np. chorobowe, urlop bezpłatny,
urlop płatny).
4. Rekord umowy o pracę i świadectwa
pracy .
5. Rekord płacowy.
6. Rekord podatkowy.
__________________
1.2 Wydawnictwa.
System pozwala uzyskać następujące wydruki:
wydruk wszystkich pracownków
wydruk pracowników spłniających wskazane warunki typu: staż pracy, wiek, ilość
dzieci , wielkości zarobków
zestawienie nieobecności dla wszystkich, lub
pojedyńczego pracownika za dowolny miesiąc lub rok według rodzajów nieobecności
wydruki umowy o pracę, Swiadectwa pracy, karty urlopowe
wydruki PIT4, PIT8, PIT11, PIT40
wydruki typów list i składników tych list
wydruki pracowników na liście i wydruki listy płac
wydruki wstępne tzw matryce do list płac zawierające nazwiska pracowników
i tabele do wpisywania n awydruku danych typu premie, nadgodziny, zaliczki itp.
Uwagi...
Wszystkie wydruki mogą być
wykonywane na monitor lub drukarkę.
Przed wydrukiem należy podać ilość lini na stronie . Podając zero otrzymamy wydruk ciągły , inna liczba
spowoduje stronnicowanie z zadaną ilością lini.
Drukowanie może być w
dowolnej chwili przerwane przez operatora po naciśnięciu klawisz [ESC]. Wydruk
będzie niepłny z zaznaczeniem przerwania przez operatora.
_______________________________________________________
2.OBSłUGA SYSTEMU.
____________________________________
2.1 Rozpoczęcie i zakończenie
pracy.
Aby rozpocząć pracę z systemem
"KADRY" na jednym komputerze w wersji jednostanowiskowej należy:
włączyć komputer do sieci
poczekać na załadowanie się systemu
operacyjnego - pojawi się znak zachę
poczekać na załadowanie się systemu
operacyjnego - pojawi się znak zachęty C:\
wywołać program startowy wskazany przez
programistę - czyli napisać KADRY i potwierdzić wybór naciskając [ENTER]
po
pojawieniu się planszy tytułowej można rozpocząć pracę
Aby
zakończyć pracę z systemem należy:
z dowolnego modułu programu przejść do 'menu
głównego' poprzez naciśnięcie klawisza [ESC]
po
pojawieniu się pytania 'powrót do głównego menu T/N ?' odpowiedzieć 'TAK" wciskając małą lub dużą literę [T]
po
pojawieniu się planszy głównej z napisem "KADRY" przejść na ostatnią
pozycję modułu Powrót lub Koniec i
nacisnąć [ENTER]
po zgłoszeniu się systemu operacyjnego -
pojawi się napis C:\ można wyłączyć komputer
Dla wersji sieciowej przy
starcie systemu należy:
włączyć komputer główny (File Server) do sieci
poczekać na załadowanie się systemu - pojawi się
napis C:\
wywołać program startowy KADRY i potwierdzić wybór [ENTEREM]
po pojawieniu się planszy tytułowej można
rozpocząć pracę na stacjach czyli:
- włączyć stacje (w jednym napędzie powinna znajdować się dyskietka startowa)
- poczekać na załadowanie się systemu -
pojawi się napis A:\
- wywołać program K ADRY i potwierdzić [ENTEREM]
- po pojawieniu się planszy tytułowej można
rozpocząć pracę na stacji
Uwaga
...
Dla
Nowela 3.11 lub innego w wersji dedykowanej
na komputerze głównym nie pracuje się z programem. Dlatego po załadowaniu
systemu można przejść do pracy na stacjach tak jak opisano poniżej.
Przy zakończeniu pracy w
systemie sieciowym należy kolejno:
zakończyć pracę z programem na wszystkich
stacjach (przechodząc na planszy tytułowej na pozycję wyjście i nacisnąć
[ENTER]
wyłączyć stacje z sieci
na komputerze głównym zakończyć pracę z
programem - pozycja wyjście i nacisnąć ENTER]
przejść na dysk sieciowy wpisując F: [ENTER]
wpisać
komendę Console [Enter]
po
pojawieniu się napisu Login:
wprowadzić komendę Down [Enter]
jeżeli na
monitorze pojawi się komunikat
"Baza has been shutdown . Please
reboot to restart." można wówczas
wyłączyć komputer
W
przypadku pojawienia się innego komunikatu najczęściej zakończonego pytaniem "HALT NETWORK ?" to znaczy -
czy zatrzymać pracę komputera głównego pomimo nieprawidłowej sytuacji np wyłączenia
stacji bez prawidłowego wyjścia z programu - należy odpowiedzieć Nie czyli
nacisnąć N [ENTER].
Komputer
główny nie zatrzyma pracy lecz przejdzie w stan oczekiwania na ponowną komendę
Down. Należy w tym czasie sprawdzić czy stacje są wyłączone i ponowić komendę Down i nacisnąć [Enter]. Gdy komunikat
nadal nie jest poprawny należy na stacjach powtórzyć operację wejścia i wyjścia
z programu i ponownie podać komendę Down [Enter].
Uwaga !
Niedopuszczalne jest wyłączanie
komputera podczas pracy systemu. Może to spowodować utratę wprowadzanych danych
lub zakłócenie pracy systemu.
W celu zabezpieczenia przed nieprzewidzianymi wyłączeniami prądu zaleca się
instalowanie UPS (urządzenia
podtrzymującego napięcie na komputerach przez około pół godziny po zaniku napięcia
w sieci). Pozwala to na eliminację wyłączeń komputera przy niewielkich spadkach
napięcia, krótkotrwałych wyłączeniach prądu,
a w sytuacjach krytycznych na prawidłowe wyjście z programu.
Zanik napięcia powoduje włączenie
UPS-a czyli utrzymanie napięcia na komputerach i włączenie przerywanego sygnału
dŸwiękowego (zapali się lampka 'praca z bateri'). Niektóre UPS-y podają
czas do zakończenia pracy , inne pod koniec tego czasu zwiększaja częstotliwość
dŸwięku. Można popracować do tego momentu a następnie zakończyć wykonywane
operacje i prawidłowo wyjść z programu i wyłączyć komputer.
_______________________________________
2.2 Podstawowe zasady obsługi
klawiatury.
Pisząc
na klwiaturze piszemy w miejscu, gdzie na monitorze znajduje się mrugający znak
tzw. kursor.
Dla
klawiatury komputerowej opisane są poniżej funkcje grup i pojedyńczych
klawiszy.
1.
Klawiatura Alfa-numeryczna
Znajduje się w centrum klawiatury i służy do wprowadzania : liter, cyfr i
znaków typu :, ", <, >, ?, !, $, %, (, {, . Chcąc wprowadzić duże
litery lub górne znaki z klawisza należy nacisnąć klawisz [Shift](lewy lub prawy)i jednocześnie wybrany klawisz lub klawisz [Caps Lock], (zapali się lampka o
takiej samej nazwie w prawym górnym rogu klawiatury) powodujący przestawienie
klawiatury w zapis tylko dużych liter. Ponowne naciśnięcie [Caps Lock] powoduje
powrót do poprzedniego trybu pracy.
2.
Klawisze funkcyjne F1..F12
Znajdują się w górnej części klawiatury. Ich znaczenie opisane jest dokładnie
w programie na poszczególnych planszch Menu najczęściej w ostatniej lini
ekranu. Naciśnięcie klawisza z danym numerem powoduje automatycznie wybranie
funkcji opisanej przy nazwie klawisza.
3.
Klawiatura numeryczna
Znajduje się po prawej stronie klawiatury i posiada podwójny opis klawiszy tj.: cyfry i funkcje typu : Home, End, PgUp, PgDn, Del, strzałki , ,